Pełnomocnictwo do złożenia oferty może być najpierw sporządzone w formie pisemnej. Jeśli zostanie zeskanowane, a plik opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby uprawnionej, to jest ono ważne.
To kolejny problem związany z elektronizacją zamówień publicznych. Przypomnijmy – przetargi powyżej progów unijnych od ponad pół roku muszą być prowadzone w internecie. Przez długi czas kontrowersje wywoływała forma przesłanej oferty. Wielu wykonawców przygotowuje je bowiem najpierw na papierze, potem skanuje, a plik opatruje e-podpisem. Budziło to zastrzeżenia zarówno zamawiających, jak i części składów orzekających Krajowej Izby Odwoławczej. Dziś przeważają już wyroki, w których skan jest uznawany za ofertę sporządzoną w formie elektronicznej.
Podobne kontrowersje wzbudziło niedawno pełnomocnictwo do złożenia oferty, udzielone w zorganizowanym przez Komendę Główną Policji przetargu na zakup serwera i oprogramowania do analizy danych. Sporządzono je pierwotnie w wersji pisemnej (podpisanej odręcznie przez członków zarządu), a następnie zeskanowano do pliku. Plik ten został opatrzony najpierw kwalifikowanym podpisem elektronicznym prezesa zarządu, a następnego dnia (już jako osobny plik) przez innego członka zarządu. Nie było wątpliwości, że ta dwuosobowa reprezentacja spółki miała uprawnienia do umocowania wyznaczonej oceny do złożenia oferty. Zamawiający uznał jednak, że ze względu na sporządzenie pełnomocnictwa pierwotnie w formie pisemnej, przekazany mu plik jest jedynie jego elektroniczną kopią. To zaś, jego zdaniem, oznaczało, że osoba, która złożyła ofertę, nie była do tego prawidłowo umocowana.
Złożenie podpisów elektronicznych potwierdza chęć udzielenia pełnomocnictwa
W odwołaniu wniesionym do KIO spółka przekonywała, że zgodnie z art. 781 par. 1 kodeksu cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wszystkie te wymagania zostały spełnione. Zeskanowania pełnomocnictwa i podpisania pliku przez członków zarządu nie można uznać za sporządzenie kopii pisemnego pełnomocnictwa. Podpisanie skanu pełnomocnictwa podpisem elektronicznym trudno utożsamiać z poświadczeniem dokumentu za zgodność z oryginałem, gdyż oznaczałoby to, że wykonawca potwierdza autentyczność własnych dokumentów i własnych podpisów.
Skład orzekający (poszerzony ze względu na wagę problemu) uznał, że pełnomocnictwo zostało wystawione w sposób prawidłowy, a wskazana w nim osoba właściwie umocowana. Pierwsze pełnomocnictwo (pisemne) było nieważne, gdyż nie zostało udzielone w formie elektronicznej, tylko pisemnej. W tej sytuacji jedynym ważnym było pełnomocnictwo udzielone elektroniczne poprzez złożenie e-podpisów dwóch członków zarządu.
„Przez złożenie wymaganych podpisów elektronicznych doszło do wytworzenia kolejnych oryginałów, tym razem oryginalnych dokumentów w formie elektronicznej, spełniającej wymogi wynikające z art. 781 w zw. z art. 14 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Oświadczenia woli zostały bowiem złożone w postaci elektronicznej (pliki elektroniczne w formacie .pdf) i opatrzone kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi należącymi do osób uprawnionych do reprezentacji odwołującego (podpisy w formacie XAdes – wewnętrzny). Zdaniem Izby opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym oświadczenia istniejącego wcześniej jedynie w formie pisemnej spowodowało skutek prawny w postaci złożenia oświadczenia o tożsamej treści w nowej formie” – można przeczytać w uzasadnieniu tego wyroku.
Zdaniem KIO nie sposób wytłumaczyć złożenia podpisów elektronicznych przez członków zarządu inaczej niż jako chęci udzielenia pełnomocnictwa. Nie miało też znaczenia, że zostały one złożone w różnym czasie i opatrzono nimi różne pliki. Za moment udzielenia pełnomocnictwa w wymaganej formie elektronicznej należało uznać chwilę, w której plik został podpisany elektronicznie przez drugiego członka zarządu.
orzecznictwo
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 10 maja 2019 r., sygn. akt KIO 498/19. www.serwisy.gazetaprawna.pl/orzeczenia