Zacznijmy więc od najprostszych sposobów ograniczenia kosztów operacyjnych dzięki zastosowaniu IT. Jednym z nich jest technologia Unified Communications, która oferuje zintegrowaną komunikację za pomocą głosu, poczty e-mail oraz komunikatorów, dzięki czemu firmy mogą zastąpić tradycyjne systemy telefoniczne rozwiązaniami programowymi, które redukują koszty związane ze sprzętem i jego utrzymaniem. Ograniczenie wyjazdów służbowych również jest oczywistym sposobem na uzyskanie oszczędności. Dzięki konferencjom wideo oraz narzędziom takim jak Live Meeting spotkania wirtualne stają się natychmiastową alternatywą dla podróży. Również redukcja energii potrzebnej do zasilania komputerów jest jedną z najskuteczniejszych i najprostszych metod obniżenia kosztów bez utrudnień w działalności spółki. Przyjmuje się, że w nowoczesnych biurach, które są praktycznie w całości zinformatyzowane, IT jest odpowiedzialne za 70 procent kosztów energii. Mam na myśli komputery, serwery, monitory itp. Koszty zużycia energii stosunkowo łatwo jest ograniczyć. Wystarczy zacząć od prostego skonfigurowania wszystkich komputerów tak, żeby po kilku minutach bezczynności wyłączały monitory, przechodziły do trybu hibernacji, wyłączały twarde dyski itd. Na przykład z poziomu systemu operacyjnego Windows - jakiejkolwiek wersji - takie zmiany może wprowadzić każdy pracownik w zaledwie dwie minuty. Niebagatelny wpływ na zużycie energii ma również liczba posiadanych serwerów. Tu z pomocą przychodzi wirtualizacja serwerów, czyli technologia, dzięki której możemy korzystać z więcej niż jednego systemu operacyjnego na pojedynczym urządzeniu. Pozwala to zredukować koszty, poprzez ograniczenie liczby maszyn, powierzchni i zużycia energii niezbędnej do ich chłodzenia. W Microsoft oczywiście także wykorzystujemy takie rozwiązania. Nasz wewnętrzny dział IT przeniósł w 2007 roku 25 proc. serwerów do środowiska wirtualnego. Dzięki temu zaoszczędziliśmy prawie 10 mln dol. i dziś potrzebujemy tylko czterech osób do zarządzania 3500 maszyn. Natomiast dzięki wdrożeniu Unified Communications oszczędzamy co roku 5 mln dol.

Redukcja kosztów to z pewnością właściwa i konieczna odpowiedź na wyzwania stawiane w obecnej sytuacji gospodarczej. Ale to jedna strona medalu. Kryzys trzeba nie tylko przetrwać, ale wykorzystać jako szansę, by wyjść z niego jeszcze silniejszym. Do tego, by taniej produkować czy lepiej sprzedawać, niezbędne jest umiejętne wykorzystanie IT w firmie. Kolejne kroki do wzmocnienia firmy to technologie, takie jak Business Intelligence, pozwalające na lepsze zrozumienie i szybsze reagowanie na to, co się dzieje w naszym przedsiębiorstwie, czy jak CRM, umożliwiające prowadzenie dialogu z klientami i precyzyjne trafianie z ofertą w ich potrzeby. Wygranymi będą firmy, które najlepiej i najszybciej przystosują się do nowych warunków biznesowych, pamiętając, że przystosowanie się nie polega wyłącznie na oszczędnościach i zmniejszaniu inwestycji. Kryzys kiedyś się skończy. Jako odpowiedzialni liderzy powinniśmy pamiętać o tym, że podejmując mądre decyzje inwestycyjne dzisiaj, możemy wyjść z kryzysu silniejsi.