Czym jest BPO?

BPO jest usługą rezultatu – dostarczenia pełnego zakresu procesów uzgodnionych w umowie, w określonym czasie i zgodnie ze wskaźnikami jakościowymi, ilościowymi itd. BPO jest dla mnie przede wszystkim partnerstwem strategicznym w zakresie obsługi twardego HR. Jestem entuzjastką nazywania tej usługi partnerstwem, ponieważ bez obustronnej współpracy projekt jest obarczony o wiele większym ryzykiem. Dlatego etap uzgadniania umowy jest tak istotnym i często czasochłonnym procesem, bo wymaga otwartych rozmów dotyczących celów, oczekiwań i tego, jakie procesy obie strony będą musiały zrealizować.

Jakie korzyści niesie ze sobą taki proces?

Bez analizy celu nie można określić korzyści dla danego klienta, a jest to najtrudniejszy krok w projekcie. Firma musi przeanalizować, jakie ma potrzeby, jak widzi swój rozwój, jakie ma cele strategiczne (bo te payrollowe mają je wspierać), jakie stoją przed nią wyzwania, co spowodowało, że wystąpiła potrzeba zmiany. Musi wiedzieć, co chce dzięki BPO osiągnąć. Znalezienie odpowiedzi na te pytania często nie jest łatwe, dlatego przedstawiciele Unit4 pomagają ustalić cel, klient nie przechodzi przez ten proces sam. Dlatego korzyści dla każdego są inne.

Profitami mogą być: bezpieczeństwo danych, ciągłość obsługi, optymalizacja kosztów i ich przewidywalność, brak kosztów zakupu, wdrożenia i utrzymania systemu IT, poprawienie wskaźników FTE. Jednym klientom może zależeć na przekazaniu odpowiedzialności czy utajnieniu wynagrodzeń, innym na optymalizacji kosztów zatrudnienia, szkoleń i wyposażenia. Tych atutów jest naprawdę bardzo dużo. Natomiast to, które są istotne dla danego klienta, zależy od celu, jaki sobie postawił. Udany projekt to taki, przy którym kierujemy się mapą drogową prowadzącą do celu wskazanego przez klienta.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze outsourcera?

Istotnym aspektem jest to, czy dostawca przypisał nam znający specyfikację klienta stały zespół, który jest gwarantem jakości i ciągłości obsługi. Każda firma ma swoje specyficzne uwarunkowania i jeśli u dostawcy zespół obsługi nieustannie się zmienia, to ryzyko występowania błędów jest wielokrotnie wyższe. Bardzo ważne są też kompetencje tych ludzi.

W momencie wyboru outsourcera warto myśleć w dłuższej perspektywie – zastanowić się, w jakim miejscu będzie firma, gdy umowa BPO wygaśnie. Trudno jest przewidzieć, jakie będą otoczenie, trendy i firma za trzy, cztery lata. Warto więc wybrać outsourcera, który posiada wiele modeli rozwiązań. Unit4 jako jedyny na rynku producent oprogramowania oferuje cztery takie modele, więc po wygaśnięciu umowy można ją przedłużyć i kontynuować outsourcing kadr i płac, zdecydować się na SaaS lub hosting i administrowanie czy też zakupić licencję i pracować w modelu in-house, w każdym z nich unikając ryzykownej i pracochłonnej migracji danych do innego oprogramowania. Warto zwrócić na to szczególną uwagę przy podpisywaniu kontraktu, a także ustalić, na jakim poziomie jakości nam zależy. Jest to ważna składowa usług i ich cen, należy rozważać usługi o podobnym poziomie jakościowym. Jedną z metod ich weryfikacji może być np. sprawdzenie referencji dostawcy.

PARTNER