Przedsiębiorca może uniknąć powstania zadłużenia wobec ZUS poprzez zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej. W okresie zawieszenia zwolniony jest bowiem z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Gdy nie będzie mógł skorzystać z tego uprawnienia, a przewiduje problemy finansowe, powinien wystąpić o odroczenie terminu płatności składek. Jeśli natomiast jest już dłużnikiem ZUS, korzystne dla niego będzie wystąpienie o rozłożenie należności na raty.

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej

Przedsiębiorca może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od jednego miesiąca do dwóch lat. Uprawnienie to dotyczy jednak tylko przedsiębiorców niezatrudniających pracowników.
Do czasu nowelizacji ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, która weszła w życie 20 września 2008 r., zawieszenie działalności było pojęciem potocznym i oznaczało w praktyce czasowe zaprzestanie prowadzenia działalności z jednoczesnym zamiarem jej kontynuowania w przyszłości na podstawie tego samego wpisu. Kwestie związane z zawieszaniem działalności wywoływały w praktyce wiele wątpliwości, które rozstrzygane były na drodze sądowej. Na tym tle dodatkowo występowała rozbieżność stanowisk między Zakładem Ubezpieczeń Społecznych a Narodowym Funduszem Zdrowia.

Uprawnieni do zawieszenia działalności

W myśl obecnie obowiązującej ustawy o swobodzie działalności gospodarczej zawieszenie działalności dotyczy jedynie przedsiębiorców, którzy nie zatrudniają pracowników. Jeżeli działalność wykonywana jest w formie spółki cywilnej, jej zawieszenie jest skuteczne pod warunkiem zawieszenia działalności przez wszystkich wspólników. Nie będzie więc możliwe zawieszenie działalności przez jednego ze wspólników, gdy spółka w dalszym ciągu będzie prowadziła działalność. Zawieszenie działalności przez spółkę jawną, komandytową lub partnerską skutkuje ustaniem ubezpieczeń społecznych wszystkich wspólników.

Dokumenty przekazywane do ZUS

Przedsiębiorca, który zamierza zawiesić działalność, musi złożyć do ewidencji działalności gospodarczej informację w tej sprawie. Zgłoszenie to powinno zawierać:
• oznaczenie przedsiębiorcy,
• numer ewidencyjny PESEL, o ile taki posiada,
• oznaczenie miejsca zamieszkania i adres przedsiębiorcy,
• wskazanie okresu, na jaki następuje zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej.
Wraz ze zgłoszeniem przedsiębiorca powinien złożyć oświadczenie o niezatrudnianiu pracowników. Ponadto prowadzący działalność musi również poinformować ZUS o zawieszeniu prowadzenia działalności gospodarczej.
W okresie od 20 września 2008 do 30 marca 2009 r. obowiązują dotychczasowe zasady składania dokumentów ubezpieczeniowych. Zawieszenie wykonywania działalności powoduje obowiązek przekazania do ZUS wyrejestrowania płatnika składek oraz wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego lub tylko z ubezpieczenia zdrowotnego poprzez złożenie formularza ZUS ZWPA i formularza ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania odpowiednio płatnika i ubezpieczonego (600). Natomiast wznowienie wykonywania działalności powoduje obowiązek przekazania do ZUS zgłoszenia płatnika składek na formularzu ZUS ZPA albo ZUS ZFA oraz zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego albo tylko ubezpieczenia zdrowotnego odpowiednio na formularzu ZUS ZUA albo ZUS ZZA.
ZUS wyjaśnił, że w związku z obowiązującymi zasadami podlegania ubezpieczeniom podawane na dokumentach ZUS ZWUA, ZUS ZUA, ZUS ZZA odpowiednie daty wyrejestrowania i zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń zawsze muszą przypadać na pierwszy dzień miesiąca. W odniesieniu do wyrejestrowania płatnika składek (ZUS ZWPA) należy podkreślić, że może ono nastąpić wyłącznie, jeśli płatnik nie ma obowiązku składania dokumentów ubezpieczeniowych za zatrudniane osoby.
Od 31 marca 2009 r. zawieszenie działalności gospodarczej, a także jej wznowienie będzie następowało na wniosek przedsiębiorcy złożony na piśmie właściwemu organowi ewidencyjnemu, a w przypadku przedsiębiorców podlegających obowiązkowi wpisu do KRS - właściwemu sądowi rejestrowemu. Informacja o tym będzie przekazywana przez organ ewidencyjny drogą elektroniczną w terminie siedmiu dni do oddziału ZUS.
PRZYKŁAD: KONTYNUOWANIE UBEZPIECZEŃ PRZEZ WSPÓLNIKA JEDNOOSOBOWEJ SPÓŁKI Z O.O.
Jan L. jest wspólnikiem jednoosobowej spółki z o.o. Od połowy grudnia chce zawiesić prowadzenie działalności gospodarczej. Gdy spółka w tym okresie nie będzie prowadziła działalności i nie będzie zatrudniała pracowników, będzie to możliwe. W przypadku zawiadomienia o zawieszeniu w grudniu 2008 r. Jan L. nie będzie musiał opłacać składek za okres od 1 stycznia 2009 r. W związku z zawieszeniem powinien złożyć w ZUS druk ZUS ZWPA i wyrejestrować się z ubezpieczeń jako płatnik składek oraz jako osoba ubezpieczona, składając druk ZUS ZWUA. Jako datę ustania ubezpieczeń powinien podać 1 stycznia 2009 r., gdyż dopiero od tego dnia z działalności nie będzie podlegał ubezpieczeniom. W pole kod przyczyny wyrejestrowania powinien wpisać 600. Jan L. w okresie zawieszenia działalności będzie mógł kontynuować opłacanie składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wniosek o kontynuowanie ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA (z kodem 19 00 00) powinien złożyć w terminie 30 dni od daty ustania tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń. Składki za każdy miesiąc należy w przedstawionej sytuacji naliczać i opłacać od zadeklarowanej podstawy, nie niższej jednak niż minimalne wynagrodzenie i wykazywać w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Deklarację za każdy miesiąc należy złożyć w terminie do 10 dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni. W tym samym terminie trzeba też opłacić składki.



PRZYKŁAD: WYKAZANIE ZAWIESZENIA I WZNOWIENIA DZIAŁALNOŚCI W DOKUMENTACH SKŁADANYCH W ZUS
Anna K. 3 grudnia 2008 r. zawiesiła prowadzenie działalności gospodarczej. Działalność ma wznowić w połowie lutego przyszłego roku. W takiej sytuacji powinna złożyć w ZUS formularz ZUS ZWUA, na którym wyrejestruje się z ubezpieczeń, do których była zgłoszona z działalności, oraz druk ZUS ZWPA, na którym wyrejestruje się z ZUS jako płatnik składek. Zawieszenie działalności w zakresie ubezpieczeń wywiera skutki prawne dopiero od 1 stycznia 2009 r., tj. od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca dokonał zgłoszenia zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. W pole data wyrejestrowania z ubezpieczeń należy wpisać 1 stycznia 2009 r., a w pole kod przyczyny wyrejestrowania 600. Oczywiście za grudzień, pomimo iż działalność była faktycznie wykonywana tylko przez dwa dni, składki na ubezpieczenia społeczne, jak również zdrowotne powinny zostać naliczone w pełnej wysokości - tak jakby działalność była prowadzona przez cały miesiąc. Gdy Anna K. w połowie lutego wznowi prowadzenie działalności gospodarczej, to powinna złożyć zgłoszenie płatnika składek na druku ZUS ZFA oraz zgłosić siebie do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA. Zgłoszenie do ubezpieczeń powinno nastąpić dopiero od 1 marca.
PRZYKŁAD: WYPŁATA WYNAGRODZENIA BYŁEMU PRACOWNIKOWI W OKRESIE ZAWIESZENIA DZIAŁALNOŚCI
Grzegorz L. prowadzi działalność gospodarczą na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. W ubiegłym roku zatrudniał pracownika, który z końcem grudnia 2007 r. został zwolniony z pracy, a po rozwiązaniu umowy o pracę wystąpił z roszczeniem o wypłatę wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Od 8 listopada 2008 r. Grzegorz L. zawiesił prowadzenie działalności gospodarczej. Jednak w grudniu 2008 r. musi on, na podstawie wyroku sądu, wypłacić byłemu pracownikowi wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. W takiej sytuacji Grzegorz L. powinien złożyć druk ZUS ZWUA i wyrejestrować się z ubezpieczeń, do których był zgłoszony, w pole data wyrejestrowania wpisując 1 grudnia 2008 r. Nie powinien natomiast wyrejestrowywać się jako płatnik składek. Za grudzień powinien złożyć raport ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 30 00 00, w którym rozliczy składki od wynagrodzenia wypłaconego byłemu pracownikowi oraz deklarację rozliczeniową ZUS DRA.
PRZYKŁAD: ZAWIESZENIE TYLKO DLA PRZEDSIĘBIORCY NIEZATRUDNIAJĄCEGO PRACOWNIKÓW
Andrzej B. prowadzi działalność gospodarczą i zatrudnia dwóch pracowników. Chce na dwa miesiące zawiesić prowadzenie działalności gospodarczej. W tym czasie jeden z pracowników będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego, a drugi z bezpłatnego. W przedstawionej sytuacji zawieszenie wykonywania działalności nie będzie możliwe. Z zawieszenia działalności nie mogą bowiem skorzystać przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników, nawet gdy osoby te w danym okresie pracy nie wykonują, lecz przebywają na urlopach wypoczynkowych, wychowawczych czy też bezpłatnych.

Okres zawieszenia

Zawieszenie wykonywania działalności może nastąpić na okres od jednego do 24 miesięcy. Nie można więc zawiesić działalności na okres krótszy niż miesiąc ani też dłuższy niż 24 miesiące.
Zawieszenie wywiera skutki prawne w zakresie ubezpieczeń społecznych od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca dokonał zgłoszenia zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, do ostatniego dnia miesiąca, w którym dokonał zgłoszenia wznowienia wykonywania działalności gospodarczej. Z przywołanej zasady wynika, iż przykładowo przedsiębiorca, który zawiesi prowadzenie działalności od 10 grudnia do 2 lutego, składek na ubezpieczenia społeczne nie będzie opłacał za okres od 1 stycznia do 28 lutego.
W okresie zawieszenia wykonywania działalności przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów. Ma on natomiast prawo:
• wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• przyjmować należności, a także obowiązek regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności,
• zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,
• albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej
• osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności.
Przedsiębiorca w okresie zawieszenia działalności może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą oraz musi wykonywać wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa.

Nie zawsze bez deklaracji

Z dodanego do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych art. 36a ust. 3 wynika, że za okres zawieszenia wykonywania działalności przedsiębiorca nie będzie miał obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej oraz opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Jednak wydaje się, iż czasem, mimo zawieszenia działalności, deklarację oraz raporty będzie musiał złożyć, bo taki obowiązek wynika z innych przepisów. Przykładowo, gdy w okresie zawieszenia działalności będzie wypłacał zaległe wynagrodzenie pracownikom czy też zleceniobiorcom, których w miesiącu wypłaty już nie będzie zatrudniał, to od tego wynagrodzenia konieczne będzie naliczenie składek, wykazanie ich w dokumentach rozliczeniowych składanych do ZUS oraz oczywiście ich opłacenie.



Ubezpieczenie przedsiębiorcy

W okresie, w którym działalność zostanie zawieszona, przedsiębiorca nie podlega ubezpieczeniom społecznym z działalności. Może jednak opłacać za siebie składki na dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeśli przedsiębiorca prowadzący działalność na podstawie wpisu do ewidencji w okresie zawieszenia zdecyduje się na opłacanie składek, będzie musiał naliczać je od podstawy, jaka go obowiązuje, tj. od:
• 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale albo
• 30 proc. minimalnego wynagrodzenia.
Ta niższa podstawa wymiaru (w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej) dotyczy przedsiębiorców, którzy:
• nie prowadzą lub w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej nie prowadzili pozarolniczej działalności;
• nie wykonują działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywali w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.
Natomiast wspólnicy jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólnicy spółek jawnych, komandytowych lub partnerskich mogą w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przez spółkę kontynuować ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W tym celu muszą złożyć wniosek o objęcie tymi ubezpieczeniami w terminie 30 dni od daty ustania obowiązku ubezpieczeń w związku z zawieszeniem działalności gospodarczej przez spółkę. Podstawa wymiaru składek nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia.
Istotne jest, że osoba zawieszająca wykonywanie działalności gospodarczej nie podlega w tym okresie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Z uwagi, że podlegający ubezpieczeniu zdrowotnemu ma prawo do korzystania ze świadczeń opieki zdrowotnej przez 30 dni od daty ustania tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego, to po 30 dniach od zawieszenia wykonywania działalności przedsiębiorca nie będzie mógł korzystać ze świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego. Dotyczy to zarówno jego, jak i zgłoszonych przez niego do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny.
Po utracie prawa do korzystania ze świadczeń zdrowotnych zawieszający działalność w pierwszej kolejności powinien być zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny. Gdy nie jest to możliwe, gdyż na przykład jest osobą samotną lub współmałżonek nie ma swojego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego i sam był przez przedsiębiorcę zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny, wówczas jedynym rozwiązaniem jest zawarcie umowy dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego z Narodowym Funduszem Zdrowia i opłacanie za siebie składki na to ubezpieczenie. Składka na dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne powinna być opłaca od zadeklarowanej kwoty, nie niższej jednak niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw z poprzedniego kwartału, włącznie z wypłatami z zysku. Składka na ubezpieczenie zdrowotne w okresie zawieszenia działalności będzie więc wyższa niż w okresie, w którym działalność jest prowadzona, liczona jest bowiem od 75 proc. tego wynagrodzenia. W związku z tym, iż przez 30 dni od zawieszenia działalności prowadzący działalność ma jeszcze prawo do korzystania ze świadczeń zdrowotnych, do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego może przystąpić po upływie tego okresu.
Po zawarciu umowy dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego przedsiębiorca powinien zgłosić się do ZUS na druku ZZA z kodem tytułu do ubezpieczeń 24 10 XX oraz zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny. Zgłoszenie członków rodziny następuje poprzez złożenie druku ZUS ZCNA.
Podkreślić trzeba, że po zakończeniu okresu zawieszenia wykonywania działalności osoba prowadząca działalność będzie znów podlegała ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu z tego tytułu i wówczas nie będzie potrzeby opłacania składek na dobrowolne ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne.
PRZYKŁAD: WYSOKOŚĆ SKŁADEK W MIESIĄCU ZGŁOSZENIA ZAWIESZENIA DZIAŁALNOŚCI
Przedsiębiorca zawiesił prowadzenie działalności gospodarczej od 10 października do 17 listopada 2008 r. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za październik proporcjonalnie zmniejszył i składki opłacił tylko za okres faktycznego wykonywania działalności. Przedsiębiorca nie postąpił prawidłowo. W analizowanej sytuacji zawieszenie wywiera skutki prawne w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego od 1 listopada. Za październik, mimo że działalność była faktycznie prowadzona tylko przez część miesiąca, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne powinny być naliczone od pełnej podstawy wymiaru. Na ubezpieczenia społeczne od 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia albo 30 proc. minimalnego (gdy prowadzący działalność spełnia warunki określone w art. 18a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), a na ubezpieczenie zdrowotne od 75 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w II kwartale 2008 r., włącznie z wypłatami z zysku. Pomimo iż przedsiębiorca wznowił działalność 18 listopada, za listopad nie powinien opłacać za siebie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Składki te będą należne dopiero za okres od 1 grudnia.
PRZYKŁAD: OKRES KORZYSTANIA Z PREFERENCYJNEJ PODSTAWY WYMIARU
Tomasz K. od 2 stycznia 2007 r. prowadzi działalność gospodarczą i opłaca za siebie składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od 30 proc. minimalnego wynagrodzenia. Chce na pół roku zawiesić prowadzenie działalności. Zastanawia się, czy po jej wznowieniu będzie mógł opłacać składki od preferencyjnej podstawy wymiaru. Z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika, że składki od preferencyjnej podstawy mogą być opłacane przez okres 24 miesięcy kalendarzowych od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Okres zawieszenia tej działalności nie ma wpływu na bieg tego terminu. W analizowanej sytuacji składki od niższej podstawy przedsiębiorca może opłacać tylko za okres do końca stycznia 2009 r. Jeżeli więc zawiesi działalność na pół roku, to po jej wznowieniu składki na ubezpieczenia społeczne z działalności powinny być opłacane od zadeklarowanej kwoty, nie niższej jednak niż 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia.
PRZYKŁAD: UBEZPIECZENIE DOBROWOLNE W OKRESIE ZAWIESZENIA DZIAŁALNOŚCI
Tomasz P. prowadzi działalność gospodarczą na podstawie wpisu do ewidencji. Chce na trzy miesiące zawiesić jej wykonywanie i w tym czasie opłacać składki na dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Do dobrowolnych ubezpieczeń może przystąpić w wybranym przez siebie terminie. Zgłoszenia musi dokonać składając druk ZUS ZUA z kodem 19 00 XX (czyli kodem dla kontynuujących ubezpieczenie). Natomiast należne za siebie składki będzie wykazywał w składanej do ZUS deklaracji ZUS DRA.



PRZYKŁAD: ZGŁOSZENIE PRZEDSIĘBIORCY DO UBEZPIECZENIA ZDROWOTNEGO PRZEZ ŻONĘ
Marek P. od 22 września do 20 grudnia 2008 r. zawiesił prowadzenie działalności gospodarczej. Okres zawieszenia będzie liczony przez ZUS od 1 października (tj. od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca dokonał zgłoszenia zawieszenia) do 31 grudnia (do ostatniego dnia miesiąca, w którym dokonał zgłoszenia wznowienia wykonywania działalności). Żona Marka P. jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Powinna ona w okresie zawieszenia działalności zgłosić męża do ubezpieczenia zdrowotnego jako członka rodziny. W tym celu pracodawca żony Marka P. powinien złożyć druk ZUS ZCNA i zgłosić męża pracownicy do ubezpieczenia zdrowotnego jako członka rodziny.
PRZYKŁAD: UMOWA DOBROWOLNEGO UBEZPIECZENIA ZDROWOTNEGO Z NFZ
Piotr K. od 22 września do 31 grudnia 2008 r. zawiesił prowadzenie działalności gospodarczej. Od 1 października nie podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu jako osoba prowadząca działalność gospodarczą, a po 30 października nie miał prawa do korzystania ze świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego z tego tytułu. Z uwagi, że Piotr K. nie mógł być zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny, zawarł z NFZ umowę dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego. Po zawarciu umowy zgłosił się do ZUS na druku ZUS ZZA. Składkę na ubezpieczenie zdrowotne opłaca od zadeklarowanej kwoty, nie niższej jednak niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw z poprzedniego kwartału, włącznie z wypłatami z zysku, a więc od podstawy wyższej niż w okresie prowadzenia działalności, ta bowiem wynosi 75 proc. tego wynagrodzenia.
Odroczenie terminu płatności albo rozłożenie należności wobec ZUS na raty
Koszty związane z odroczeniem lub rozłożeniem na raty zobowiązań wobec ZUS są niższe niż z tytułu zaległych składek. W przypadku udzielenia ulgi naliczana jest opłata prolongacyjna, która stanowi 50 proc. odsetek za zwłokę.
Z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika, że ZUS może na wniosek dłużnika odroczyć termin płatności należności z tytułu składek oraz rozłożyć należność na raty. Wniosek ten może być rozpatrzony pozytywnie, gdy uzasadniają go względy gospodarcze lub inne przyczyny zasługujące na uwzględnienie, a także możliwości płatnicze dłużnika oraz stan finansów ubezpieczeń społecznych.
Podjęcie działań w celu odroczenia terminu płatności składek czy rozłożenia ich na raty ma istoty wpływ na bieżące funkcjonowanie przedsiębiorcy. Należności odroczone lub objęte układem ratalnym nie stanowią zaległości. Zatem przedsiębiorca, po zawarciu stosownych porozumień i ich realizowaniu, może otrzymać z ZUS zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek. Umożliwi mu to uczestniczenie w przetargach i dostęp do zamówień czy kredytów bankowych. Ponadto w okresie realizacji tych ulg ZUS nie będzie stosował żadnych sankcji związanych z nieterminowym regulowaniem zobowiązań.
Wyjaśnić trzeba, że od składek, które rozłożono na raty, nie nalicza się odsetek za zwłokę, począwszy od następnego dnia po dniu wpływu wniosku o udzielenie ulgi.

Należności objęte ulgą

Zarówno odroczenie, jak i rozłożenie na raty dotyczy wyłącznie należności z tytułu składek w części finansowanej przez płatnika. Tymi ulgami nie mogą być objęte należności z tytułu składek w części finansowanej przez ubezpieczonych. Należy jednak pamiętać, że warunki udzielenia ulgi ustalane przez ZUS mogą być zaostrzone. ZUS zwykle ogranicza należności, które mogą być nią objęte. Zwykle warunkiem udzielenia ulgi jest obowiązek uregulowania pełnej składki na ubezpieczenie emerytalne (w części finansowanej przez płatnika, jak i ubezpieczonego), czyli 19,52 proc. podstawy wymiaru składek (a w przypadku zaległych składek wraz z odsetkami za zwłokę, liczonymi na dzień zapłaty włącznie). Zatem ulgą mogą być objęte:
• składka na ubezpieczenia rentowe w części finansowanej przez płatnika,
• składka na ubezpieczenie wypadkowe,
• składka na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Natomiast w przypadku płatników opłacających składki wyłącznie za siebie, tzn. prowadzących jednoosobowo działalność gospodarczą, ulgą może być objęta cała kwota należnych składek. W ich przypadku nie ma bowiem podziału na część finansowaną przez płatnika i ubezpieczonych. ZUS może zatem odroczyć termin płatności albo rozłożyć na raty pełną kwotę składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy.



Warunki odroczenia terminu płatności

Odroczenie terminu płatności jest stosowane, gdy płatnik przewiduje, że w najbliższym czasie będzie miał problemy z finansowaniem zobowiązań. Pozwala na przesunięcie terminu płatności składek, które nie stanowią jeszcze zaległości (po upływie terminu płatności mamy do czynienia z zaległościami, wobec których może być zastosowana jedynie ulga w postaci rozłożenia należności na raty). Zatem wniosek o odroczenie terminu płatności składek powinien być złożony przed upływem określonego ustawowo terminu płatności składek.
Odroczenie terminu płatności składek może nastąpić na okres jednego do sześciu miesięcy. Jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwe jest ustalenie okresu dłuższego niż sześć miesięcy. Odroczeniem mogą być objęte składki za okres dłuższy niż miesiąc.
Gdy odroczenie terminu płatności następuje na okres dłuższy od miesiąca, wówczas jako warunek realizacji tej ulgi ustanawiany jest obowiązek terminowego regulowania składek w części finansowanej przez ubezpieczonych za okres objęty odroczeniem oraz składek bieżących nieobjętych ulgą w pełnej wysokości. Ewentualne opóźnienia nie mogą przekraczać 14 dni od ustawowego terminu płatności. Dłuższe okresy opóźnienia spowodują rozwiązanie umowy.
W przypadku odroczenia terminu płatności należności z tytułu składek naliczana jest opata prolongacyjna. Zasady jej obliczania przedstawiamy niżej. Zapamiętać trzeba, że opłata nie jest obniżana w przypadku zapłaty należności odroczonej przed upływem terminu płatności.

Rozłożenie należności na raty

Jeżeli płatnik posiada zaległości z tytułu składek, może wystąpić do ZUS o zawarcie układu ratalnego. Z uwagi, że w aktualnym stanie prawnym w okresie realizacji ulgi nie biegnie termin przedawnienia, trudno mówić o maksymalnym czasie jej udzielenia. Okres korzystania z ulgi uzależniony jest od stanu finansów ubezpieczeń społecznych, kwoty zaległości i możliwości płatniczych dłużnika.
Występując o rozłożenie zaległości z tytułu składek na raty, należy dokonać analizy swoich możliwości płatniczych. ZUS może bowiem zróżnicować wielkość poszczególnych rat. Oznacza to, że może być udzielony układ ratalny, zgodnie z którym pierwsze raty będą niskie, a następnie będzie rosła ich wysokość w kolejnych okresach miesięcznych lub rocznych. Ustalenie tzw. rat progresywnych często pozwala przedsiębiorcy na właściwe zaplanowanie wydatków, tak aby realizacja układu ratalnego nie prowadziła do ograniczania podstawowej działalności. Raty, na które rozłożono spłatę zaległych należności, nie powinny być wyższe czy też nieznacznie niższe od miesięcznego dochodu płatnika (por. wyrok NSA z 8 października 1999 r., I SA/Gd 1639/97, LEX nr 44183).
Do każdej raty układu ratalnego naliczana jest opłata prolongacyjna, a także odsetki za zwłokę (nie nalicza się ich dopiero od dnia wpływu wniosku o udzielenie ulgi). W przypadku zaległości istniejącej w okresach, w których obowiązywały różne stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, odsetki są naliczane według podanego w ramce wzoru, odrębnie za każdy z tych okresów. Zaokrągleniu podlega suma odsetek za poszczególne okresy.
Wyjaśnić trzeba, że opłata prolongacyjna nie podlega przeliczeniu. Oznacza to, że zapłata rozłożonych na raty należności z tytułu składek przed ustalonym w umowie z ZUS terminem nie spowoduje obniżenia jej wysokości. Chcąc uregulować zadłużenie wcześniej, należy wpłacić całą kwotę składek i opłatę prolongacyjną w takiej wysokości, jakby raty płacone były w terminach określonych w harmonogramie spłaty.
Warto również zapamiętać, że nie można jednostronnie wydłużyć okresu realizacji ulgi. Gdy płatnik wystąpi o to, dotychczasowa umowa ulegnie rozwiązaniu i konieczne będzie zawarcie nowej.
Płatnik mający zaległości w opłacaniu składek może spłacać je w ratach, jeśli przestrzega określonych warunków. Gdy nie opłaci dwóch kolejnych rat, opłaci je w zaniżonej wysokości - gdy kwota zaległych rat przekroczy wartość dwóch kolejnych rat, umowa o ratalnej spłacie zadłużenia zostanie rozwiązana. Rozwiązanie umowy nastąpi także, gdy płatnik nie będzie wywiązywał się z obowiązku opłacania bieżących składek w terminie, albo w ciągu 14 dni od ustawowego terminu płatności. Jeżeli jednak opóźnienia płatnika spowodowane będą względami gospodarczymi lub innymi ważnymi powodami, dyrektor oddziału ZUS może, na jego wniosek, utrzymać ulgę w mocy pod warunkiem uregulowania należności wynikających z nieopłaconych rat lub nieopłaconych w terminie składek bieżących wraz z odsetkami za zwłokę do dnia wpłaty włącznie.
Z orzecznictwa
• Artykuł 29 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887) stanowi o rozłożeniu na raty i odroczeniu terminu płatności należności z tytułu składek na ZUS w formie umowy, ale nie zastrzega tej formy do odmowy rozłożenia należności na raty lub odroczenia terminu płatności.
Wyrok WSA w Warszawie z 23 maja 2006 r., III SA/Wa 1009/06, LEX nr 257161.
• Odroczenie terminu płatności zaległych składek na ubezpieczenia społeczne lub rozłożenie należności z tego tytułu na raty następuje w formie umowy, od której stronie nie służy odwołanie do sądu.
Postanowienie Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 26 marca 2003 r., III AUa 2016/01, Pr. Pracy 2004/2/45
PRZYKŁAD: TERMIN NA ZŁOŻENIE WNIOSKU O ODROCZENIE PŁATNOŚCI SKŁADEK
Janusz P. prowadzący działalność gospodarczą, zatrudniający pracowników, przewiduje, że nie będzie miał środków finansowych na opłacenie składek za grudzień. Wniosek o odroczenie terminu płatności składek musi złożyć przed upływem określonego ustawą terminu płatności, czyli przed 15. dniem następnego miesiąca (przed 15 stycznia).
PRZYKŁAD: NIEMOŻLIWE ZMNIEJSZENIE WYSOKOŚCI RAT BEZ ZMIANY UMOWY
Przedsiębiorca zawarł z ZUS umowę, na podstawie której jego zaległości z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne zostały rozłożone na raty. Sytuacja finansowa przedsiębiorcy nie poprawiła się. Chce zmniejszyć wysokość rat. W przedstawionej sytuacji należy rozwiązać dotychczasową umowę i zwrócić się o zawarcie kolejnej, w której określone zostaną mniejsze raty i wydłużony zostanie okres spłaty zadłużenia. Rozwiązanie dotychczasowej umowy spowoduje, że zostaną przeliczone odsetki od niespłaconej części zadłużenia i na nowo zostanie określona opłata prolongacyjna.
PRZYKŁAD: WARUNKI KORZYSTANIA Z ULGI
Tomasz K. prowadzący jednoosobowo działalność gospodarczą wystąpił o odroczenie terminu płatności składek za grudzień na trzy miesiące. W przypadku zawarcia umowy w tej sprawie płatnik będzie zobowiązany do terminowego opłacenia składek za grudzień w części finansowanej przez ubezpieczonych, a ponadto do terminowego opłacania składek bieżących w pełnej wysokości przez cały okres odroczenia, czyli przez trzy miesiące. Niewywiązanie się płatnika z powyższych obowiązków może skutkować rozwiązaniem umowy o odroczenie terminu płatności.
PRZYKŁAD: ROZŁOŻENIE NA RATY ZALEGŁOŚCI Z TYTUŁU SKŁADEK POWSTAŁYCH NA KONCIE PŁATNIKA I PRACOWNIKÓW
Piotr P. prowadzi działalność gospodarczą i zatrudnia pięciu pracowników. Chce wystąpić do ZUS o rozłożenie na raty zaległych składek opłacanych za siebie i pracowników. W przypadku płatników prowadzących działalność gospodarczą ulgą może być objęte ich całe zadłużenie na koncie osobistym - ZUS może rozłożyć na raty zaległości z tytułu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, zdrowotne oraz Fundusz Pracy. Gdy natomiast chodzi o składki należne za pracowników, to rozłożenie na raty może dotyczyć składek w części finansowanej przez płatnika z zastrzeżeniem, że cała składka na ubezpieczenie emerytalne musi być opłacona. Rozłożenie na raty może zatem dotyczyć składki na ubezpieczenie rentowe w części finansowanej przez płatnika, składki na ubezpieczenie wypadkowe, składki na FP i FGŚP.



Opłata prolongacyjna

Złożenie przez płatnika składek wniosku o rozłożenie zaległych składek na raty oraz jego pozytywne rozpatrzenie powoduje, że nie są naliczane odsetki za zwłokę, lecz począwszy od następnego dnia po dniu złożeniu wniosku (dacie wpływu do ZUS), naliczana jest opłata prolongacyjna. Wynosi ona 50 proc. stawki odsetek za zwłokę, a zatem koszty obsługi zadłużenia po udzieleniu ulgi są zdecydowanie niższe. Wyjaśnić trzeba, że w przypadku rozłożenia na raty zaległości z tytułu składek opłata jest obliczana od każdej raty przypadającej do zapłaty.
Opłata prolongacyjna jest także naliczana, jak wyżej zaznaczono, gdy ZUS odroczy termin płatności składek.
Od zasady naliczania opłaty prolongacyjnej w każdym przypadku udzielenia ulgi jest wyjątek. Nie oblicza się jej, gdy przyczyną powstania zaległości były klęska żywiołowa lub wypadek losowy. ZUS może odstąpić od obliczenia opłaty, gdy udzielenie ulgi następuje w związku z postępowaniem układowym albo na podstawie odrębnych ustaw.
Wysokość opłaty prolongacyjnej oblicza się przy zastosowaniu stawki opłaty prolongacyjnej obowiązującej w dniu zawarcia umowy o ratalnej spłacie lub odroczeniu terminu płatności. Jest ona naliczana za okres od dnia następnego po dniu wniesienia wniosku o ulgę do dnia upływu odroczonego terminu płatności należności z tytułu składek albo terminu zapłaty poszczególnych rat zaległych należności z tytułu składek. Opłata doliczana jest do rat układu i regulowana jest w terminach płatności rozłożonych na raty zaległości lub zapłaty odroczonych należności.
Podkreślić trzeba, że wysokość opłaty prolongacyjnej jest stała. Oznacza to, że nawet wówczas, gdy kondycja finansowa płatnika ulegnie znacznej poprawie i ureguluje zaległe albo odroczone należności wcześniej, niż wynika to z umowy o udzielenie ulgi, będzie musiał zapłacić całą kwotę opłaty prolongacyjnej. Zatem nie ma uzasadnienia ekonomicznego do wcześniejszej spłaty należności objętych ulgą.
W przypadku odroczenia terminu płatności należności z tytułu składek lub rozłożenia na raty spłaty zaległych składek, terminem płatności jest dzień, w którym, zgodnie z umową, powinna nastąpić zapłata odroczonych należności lub poszczególnych rat. O terminowym realizowaniu tego obowiązku rozstrzyga data obciążenia rachunku bankowego płatnika. Konsekwencją niedotrzymania tego terminu jest restytucja ustawowego terminu płatności składek, a więc terminu sprzed podjęcia decyzji o odroczeniu płatności należności z tytułu składek lub rozłożeniu spłaty zaległych należności na raty, to jest terminu przewidzianego w przepisach art. 47 ust. 1 ustawy systemowej (por. wyrok NSA z 16 listopada 2004 r., I SA/Ka 550/99, LEX nr 45542). W przedstawionej sytuacji nie jest naliczana opłata prolongacyjna, lecz odsetki za zwłokę począwszy od pierwotnego terminu płatności należności.
Wniosek o udzielenie ulgi należy złożyć w oddziale lub inspektoracie ZUS prowadzącym rozliczenia płatnika. Nie jest wymagana szczególna forma tego wniosku. Płatnik może skorzystać z wniosków opracowanych przez ZUS. Jeśli pisze go sam, powinien on określać wnioskodawcę, jego NIP, adres, żądanie.
Mimo iż ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie nakłada na płatnika obowiązku załączenia do wniosku dodatkowych dokumentów, jest to konieczne. ZUS podejmuje bowiem decyzję o udzieleniu ulgi uwzględniając m.in. możliwości płatnicze dłużnika. Rozpatrując na przykład wniosek o rozłożenie zaległych składek na raty, musi ustalić wysokość miesięcznych rat w powiązaniu z uzyskiwanymi przez płatnika dochodami, a w przypadku osób fizycznych musi uwzględnić ich sytuację rodzinną.
Zakres dokumentów, które należy dołączyć do wniosku, zależy zatem od rodzaju prowadzonej działalności, jej formy oraz ewidencji finansowej. Na wezwanie ZUS płatnik ma obowiązek przedstawić dodatkowe dokumenty niezbędne do oceny jego możliwości płatniczych. Oprócz tych dokumentów każdy płatnik zobowiązany jest przedłożyć informację o wartości otrzymanej pomocy publicznej oraz plan restrukturyzacyjny - gdy przeznaczeniem pomocy wnioskowanej przez przedsiębiorcę jest restrukturyzacja. Obowiązki załączenia tych dokumentów wynikają m.in. z art. 13 ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej.

Zawarcie umowy

Odroczenie terminu płatności należności z tytułu składek oraz rozłożenie należności na raty następuje w formie umowy. Wyjaśnić trzeba, że skorzystanie z tych ulg może stanowić pomoc publiczną. Jeżeli ulga będzie stanowiła pomoc indywidualną lub pomoc indywidualną na restrukturyzację, to wymagane jest jej notyfikowanie przez Komisję Europejską i otrzymanie pozytywnej opinii o dopuszczalności tej formy pomocy.

Przedawnienie należności objętych ulgą

Udzielenie ulgi w postaci odroczenia terminu płatności czy rozłożenia zaległości na raty ma wpływ na bieg terminu przedawnienia. Bieg tego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu od dnia zawarcia umowy dotyczącej udzielenia ulgi do dnia terminu płatności odroczonej należności z tytułu składek lub ostatniej raty.
Z powyższego wynika, że gdy płatnik otrzymał ulgę w postaci rozłożenia zaległości z tytułu składek na raty na okres czterech lat, a po upływie dwóch lat zaprzestał realizowania układu, to termin przedawnienia nie biegnie w okresie, w którym układ był realizowany. Termin przedawnienia niespłaconych należności upłynie po 12 latach od daty wymagalności zaległych składek.
PRZYKŁAD: KOSZT ODROCZENIA TERMINU PŁATNOŚCI SKŁADEK
Płatnik zwrócił się o odroczenie terminu płatności składek w wysokości 47 823 zł należnych za listopad 2008 r. o 30 dni. Jeśli ZUS wyrazi zgodę na odroczenie, do kwoty należnych składek trzeba będzie doliczyć opłatę prolongacyjną w wysokości:
W odroczonym terminie płatnik będzie musiał zapłacić 48 118 zł (47 823 zł + 295).
PRZYKŁAD: SKUTKI NIETERMINOWEGO OPŁACENIA ODROCZONYCH SKŁADEK
Piotr M. wystąpił o odroczenie terminu opłacenia składek za wrzesień 2008 r. o dwa miesiące do 10 grudnia 2008 r. ZUS pozytywnie rozpatrzył jego prośbę i została zawarta umowa, w której ustalono także wysokość opłaty prolongacyjnej. Przez pomyłkę składki zostały zapłacone dopiero 12 grudnia 2008 r. Opóźnienie w opłaceniu składek sprawia, że umowa o odroczenie terminu płatności składek przestała obowiązywać. Zatem płatnik zamiast opłaty prolongacyjnej musi zapłacić odsetki za zwłokę za cały okres odroczenia, czyli od 11 października 2008 r.
PRZYKŁAD: ZASADY OBLICZANIA RAT PO UDZIELENIU ULGI
10 października 2008 r. płatnik wystąpił do ZUS o rozłożenie zaległych składek na dwie raty. Kwota zaległych składek za sierpień 2008 r. wynosi 1,5 tys. zł. Składki powinny być opłacone do 15 września 2008 r. W umowie płatnika z ZUS ustalono termin płatności rat na 15 listopada 2008 r. i 15 grudnia 2008 r. Z umowy wynika, że raty wynoszą po 750 zł. Do raty należy doliczyć odsetki za zwłokę i opłatę prolongacyjną.
Pierwszą ratę należy opłacić w wysokości 764 zł (750 zł + 8 zł + 6 zł). Kwota ta wynika z następujących obliczeń:
• odsetki za zwłokę od 16 września 2008 r. do 10 października 2008 r. wyniosły:
• opłata prolongacyjna naliczona do pierwszej raty wynosi:
36 - to liczba dni od dnia następnego po dniu wpływu wniosku do organu do dnia płatności danej raty włącznie.
Termin płatności pierwszej raty upływa 15 listopada - w sobotę. Gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, to za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy. Dlatego też nawet gdy płatnik opłacił ratę 17 listopada 2008 r., termin płatności został zachowany.
Drugą ratę należy opłacić w wysokości 768 zł (750 zł + 8 zł + 10 zł). Kwota ta wynika z następujących obliczeń:
• odsetki za zwłokę od 16 września 2008 r. do 10 października 2008 r. wynoszą:
• opłata prolongacyjna naliczona do drugiej raty wynosi:
66 - to liczba dni od 11 października 2008 r. do terminu płatności drugiej raty, czyli 15 grudnia 2008 r.
PRZYKŁAD: BIEG TERMINU PRZEDAWNIENIA
Płatnik złożył w ZUS 9 września 2008 r. wniosek o odroczenie terminu płatności składek za sierpień 2008 r. płatnych do 15 września 2008 r. o cztery miesiące, tj. do 15 stycznia 2008 r. ZUS odroczył termin płatności. Jeśli płatnik nie opłaci składek w odroczonym terminie płatności, bieg dziesięcioletniego terminu przedawnienia rozpocznie się 16 stycznia 2008 r., czyli od następnego dnia po upływie odroczonego terminu płatności.
Podstawa prawna
Art. 29, 30, 36a, 84 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).
Art. 14a ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 z późn. zm).
Ustawa z 10 lipca 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 141, poz. 888).
Art. 57 ustawy z 29 sierpnia - 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
Art. 7 i 13 ustawy z 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 59, poz. 404 z poźn. zm.).
Rozporządzenie ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 165, poz. 1373).
DGP
DGP
DGP
DGP
DGP
DGP
DGP