Informatyzacja nie jest naszą mocną stroną. Zazwyczaj jednak chodzi o to, że systemy albo są mocno opóźnione, albo szwankują. Inaczej jest z platformą eKatalogi, która miała pozwolić administracji na robienie zakupów do progu, poniżej którego nie trzeba organizować przetargów. Działa świetnie, tylko że mało kto chce z niej korzystać. Od stycznia, kiedy ją uruchomiono, zawarto za jej pośrednictwem tylko jedną umowę. Biorąc pod uwagę, że koszty jej stworzenia i promocji przekroczyły 5 mln zł, nie sposób uznać ten wynik za imponujący. Co gorsza, trudno znaleźć jednoznaczne przyczyny, dla których zarówno administracja, jak i przedsiębiorcy nie chcą z niej korzystać.

A wydawałoby się, że to idealne narzędzie dla jednych i drugich, na dodatek darmowe. Tymczasem jak dotąd na platformie zarejestrowało się 91 zamawiających i 120 wykonawców. Nie imponuje też liczba ofert: jest ich w tej chwili 152, przy czym 50 z nich to tak naprawdę ten sam program antywirusowy, tyle że oferowany w różnych wersjach licencyjnych.

Trudne początki

Czym tłumaczyć tak małe zainteresowanie? Powodów może być wiele. Jeśli chodzi o zamawiających, to na pewno zniechęca mała liczba ofert: zwyczajnie nie mają z czego wybierać. Z drugiej zaś strony przedsiębiorcy, nie widząc ruchu na platformie nie składają ofert – i tworzy się błędne koło.

Bez wątpienia również rolę gra pewnie czas: platforma jest stosunkowo młoda i musi bardziej zakorzenić się na naszym rynku.

– To produkt innowacyjny. Nie istniała do tej pory możliwość korzystania z takiej formy rozeznania rynku określonych dostaw i usług oraz kupna interesującego produktu. Należy zatem dać czas potencjalnym użytkownikom, aby mogli efektywnie korzystać z tego narzędzia – mówi Wojciech Michalski z Urzędu Zamówień Publicznych, na zlecenie którego powstały eKatalogi.

Jednym z powodów małego ruchu na platformie były dotychczas z pewnością ograniczenia branżowe. Do września można było oferować jedynie meble i artykuły biurowe. Dopiero przed miesiącem rozszerzono asortyment o sprzęt biurowy, maszyny biurowe, baterie i akumulatory czy telefony. W tej chwili firmy mogą sprzedawać za pośrednictwem eKatalogów 33 różne produkty, z czasem mają dochodzić kolejne. UZP ma nadzieję, że zwiększy to ruch na platformie. W tym celu uruchomiło też jej demonstracyjną wersję, dzięki której bez rejestracji użytkownicy mogą przetestować, jak funkcjonuje.

Najistotniejsze jest jednak pytanie, czy potencjalni zainteresowani wiedzą o istnieniu eKatalogów. UZP zapewnia, że przeprowadziło szeroko zakrojoną akcję promocyjną.

– Organizujemy konferencje, spotkania dla przedsiębiorców i zamawiających, uczestniczymy w targach, promując platformę. Jest ona reklamowana w internecie, w tym także w mediach społecznościowych, o tradycyjnych ulotkach czy promocyjnych broszurach już nie wspominając – wylicza Anita Wichniak-Olczak z UZP.

Lepsze wrogiem dobrego

Sądząc po frekwencji na konferencjach i szkoleniach organizowanych przez UZP, rynek rzeczywiście wydaje się zainteresowany nowym narzędziem. Tylko dlaczego nie przekłada się to na praktykę?

– Część zamawiających może się kierować zwykłą niechęcią do nowych narzędzi. Traktują zamówienia podprogowe jako ten margines swobody, który pozostawił im ustawodawca. Dlatego nie chcą wchodzić w nowe, nieznane im procedury. Zwłaszcza gdy przygotowali już osobne regulaminy udzielania zamówień podprogowych, które pozwalają im działać według utartych schematów – ocenia Paweł Przychodzeń, prawnik, ekspert Fundacji Republikańskiej.

Ten sposób myślenia może wynikać z wciąż pokutującego przekonania, że do progu 30 tys. euro urzędnik sam może w pełni decydować, co kupić. W rzeczywistości tak jednak nie jest. Zgodnie z wymogami unijnymi nawet najtańsze zamówienia powinny być udzielane w sposób przejrzysty i zapewniający konkurencyjność. Powinny więc być publicznie ogłaszane, nie wolno też odrzucać spełniających wymagania ofert. Wielu zamawiających o tym nie wie bądź zapomina. Tymczasem mowa o rynku wartym przeszło 28 mld zł rocznie. Przy tym według badań większość zamawiających (62 proc.) nigdy nie udziela zamówień powyżej 30 tys. euro.

Jednak aby zamawiający mogli korzystać z platformy, wpierw muszą na niej swe oferty zamieścić przedsiębiorcy. Dlaczego tego nie robią?

– Trudno mi to zrozumieć. Wydawałoby się, że to idealny sposób dla firm z sektora MŚP na dotarcie z ofertą do nowych klientów – mówi Marek Kowalski, ekspert Konfederacji Lewiatan.

– Mogę jedynie spekulować, że część z nich odstraszają nowe technologie i górę bierze przyzwyczajenie do tradycyjnych kanałów sprzedaży – domniemywa.

Pewną barierą może być konieczność posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego. O ile zarejestrować można się za pośrednictwem profilu zaufanego ePUAP, o tyle do transakcji konieczny jest wspomniany e-podpis. W przypadku wykonawców wydaje się to niepotrzebne.

– Nie widzę prawnych przeszkód, by przedsiębiorcy mogli umieszczać swe oferty i potwierdzać je z użyciem profilu zaufanego ePUAP. Przepisy czynią bowiem skutki podpisu potwierdzonego takim profilem równoważnymi z własnoręcznym podpisem – wyjaśnia dr Grzegorz Sibiga, kierownik Zakładu Prawa Administracyjnego w Instytucie Nauk Prawnych PAN.

– Natomiast przyjęcie oferty przez urzędników rzeczywiście powinno już być potwierdzane z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego ważnym kwalifikowanym certyfikatem. Co do zasady profil zaufany ePUAP jest przeznaczony dla obywateli i przedsiębiorców do kontaktów z podmiotami publicznymi, a nie na odwrót – dodaje. 

Platforma jak porównywarka

Elektroniczna Platforma Katalogów Produktów – e-Katalogi, bo taka jest pełna nazwa serwisu, to coś w rodzaju porównywarki cenowej dla administracji publicznej. Jeśli wartość zakupu nie przekracza progu bagatelności, a więc 30 tys. euro netto, to za jej pośrednictwem można znaleźć interesującą ofertę i zawrzeć umowę.

Po ogłoszeniu naboru przedsiębiorcy wystawiają oferty w konkretnych katalogach na stronie: www.ekatalogi.uzp.gov.pl. Zamawiający, który chce kupić np. nowe biurka, wchodzi do odpowiedniego katalogu i wyświetlają mu się oferty. Może je porównać zarówno pod względem ceny, jak i właściwości. Gdy się zdecyduje, również za pośrednictwem platformy, może zawrzeć umowę. Ponieważ wszystko dzieje się przez internet, nie ma problemu, że zamawiający jest zupełnie z innego rejonu Polski niż wykonawca.

Ważną funkcją platformy jest również moduł referencji. Dzięki niemu firmy mogą budować swój wizerunek jako partnera godnego zaufania, a zamawiający go weryfikować.