Na pewnym etapie rozwoju przedsiębiorstwa nie jest już możliwe, żeby mieć wgląd w każdy aspekt jego działalności. Wobec takiej perspektywy stanęła kilka lat temu wrocławska spółka, która ze swoich pięciu zakładów produkcyjnych obsługiwała kilkudziesięciu kontrahentów jednocześnie. Zgranie różnych aspektów działalności firmy, takich jak czas wyprodukowania betonu, logistyka dostaw, warunki na budowach determinujące godzinę odbioru dostarczonego towaru – to wszystko jest bardzo ważne w przypadku materiału, który zmienia swoje właściwości fizyczne w czasie – wymagało inwestycji w odpowiednie oprogramowanie. Takie, które pozwoli skupić w jednym miejscu procesy księgowe, kadrowe, zarządzania łańcuchem dostaw, ofertowania etc.

– Różne rzeczy robiło się w różnych programach komputerowych, z których niektóre pamiętały jeszcze czasy systemu operacyjnego MS-DOS. Przy czym rozwój firmy sprawiał, że liczba dokumentów w obiegu rosła lawinowo. Jeśli rozliczamy kilkanaście dostaw betonu dziennie, a jedna dostawa to 25–30 dokumentów, to miesięcznie wychodzi nam kilka tysięcy druków, z którymi trzeba było sobie poradzić ręcznie. W efekcie osoby, które mogły poświęcić się ciekawszym zadaniom, zostały zredukowane do roli fakturzystek – mówi Piotr Kręgiel, dyrektor handlowy w Jucha Beton.

Firma ma w swojej ofercie wszystkie rodzaje betonu towarowego, a także prefabrykaty, m.in. studnie szczelne Toobet System, podmurówki oraz inne elementy niestandardowe.

Aktualnie spółka Jucha Beton zatrudnia 60 osób i jest jednym z największych producentów betonu towarowego na terenie całego regionu wrocławskiego. Firma działa od 1991 r., a z jej produktami może bezpośrednio zetknąć się każdy, kto podróżował do Wrocławia samochodem. Dolnośląska spółka dostarczała bowiem beton na najważniejsze inwestycje infrastrukturalne regionu, m.in. drogi ekspresowej S8, obwodnicy wschodniej oraz obwodnicy śródmiejskiej Wrocławia.

Wybór firmy padł na system informatyczny enova365. Takiego systemu nie można jednak po prostu zainstalować na firmowych komputerach, bowiem każda firma ma unikatowy sposób działalności. Dlatego oprogramowanie trzeba skroić na miarę – tym zajmuje się firma wdrożeniowa.

Proces wdrożenia takiego oprogramowania zaczyna się na długo przed pojawieniem się firmie informatyków. Najważniejszy jest etap, na którym dane przedsiębiorstwo omawia z firmą wdrożeniową swoje potrzeby.

– Kierownicy projektów zbierają wszystkie życzenia od klienta, a następnie je racjonalizują, czyli ustawiają w odpowiedniej hierarchii i informują, co jest wykonalne, a co nie – tłumaczy Witold Leszczynowicz, prezes Comp-Tech, spółki wdrożeniowej.

Proces dogadywania się co do funkcjonalności trwał około pół roku; samo wdrożenie trwało następny rok. Pracownicy Jucha Beton uczyli się programu na specjalnie przygotowanej, testowej wersji programu, która przypomina końcowy produkt, z jakim do czynienia będą mieli pracownicy. Środowisko testowe, jak się to profesjonalnie nazywa w branży IT, służy nie tylko temu, żeby pracownicy mogli się lepiej zapoznać z programem, ale też żeby na bieżąco wprowadzać do niego poprawki.

enova365 ma tę zaletę, że przenosi swojego użytkownika do chmury obliczeniowej. To oznacza, że firma może zaoszczędzić na wydatkach związanych z infrastrukturą IT. Nie trzeba martwić się już o firmowe serwery, bo te znajdują się daleko od siedziby firmy, pod czułą opieką dostawcy usług chmurowych.

W związku z instalacją enova365 Jucha Beton nie musiała też dokonywać wymiany komputerów firmowych. Jak zaznacza Witold Leszczynowicz, w przypadku tak wszechstronnych systemów wdrożenie w pewnym sensie nie kończy się wraz z uruchomieniem pierwszych funkcjonalności. Dzieje się tak dlatego, że w miarę jak firma poznaje możliwości produktu, jaśniejsze staje się, co jeszcze system mógłby zrobić.

– Poza tym modernizacja planów wdrożeniowych może nastąpić jeszcze w trakcie realizacji pierwszego etapu, kiedy przedsiębiorca zaczyna dostrzegać, co program jest jeszcze w stanie dla niego zrobić – mówi prezes Comp-Techu. – Można śmiało powiedzieć, że realizujemy teraz przy pomocy enova365 całość procesów biznesowych. Do programu przenieśliśmy się na przykład z ofertowaniem, którym dotychczas zajmowano się ręcznie w edytorach tekstu – dodaje Piotr Kręgiel.