W niektórych przypadkach najbliżsi będą podlegali takim samym zasadom ubezpieczeniowym jak przedsiębiorca, ale już bez prawa do preferencyjnych stawek ZUS
/>
WARTO WIEDZIEĆ
CZYTELNIK: Prowadzę rodzinny biznes. W jakiej formie mogę zatrudniać moich najbliższych? Czy wiążą się z tym dodatkowe obowiązki?
EKSPERT: Zatrudnienie członków rodziny w przypadku firm rodzinnych jest oczywiste i stanowi istotę funkcjonowania tego typu przedsięwzięć, rozumianych zarówno jako drobne rodzinne biznesy, jak i gospodarcze imperia rodzinne, stanowiące filar każdej gospodarki rynkowej. Jednak by nie wcielić w życie powiedzenia, że „z rodziną dobrze wychodzi się tylko na fotografii”, należy odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań.
Jaką formę zatrudnienia należy wybrać? Nie ma zasadniczo ogólnych barier prawnych uniemożliwiających podjęcie zatrudnienia czy współpracy przez członków rodziny. Niemniej jednak, w zależności od konstrukcji formy prawnej firmy rodzinnej, a także sposobu zatrudnienia – należy spełnić określone wymogi.
Zatrudnienie jest pojęciem stosunkowo szerokim. Obejmuje klasyczne formy, na przykład stosunek pracy, umowę-zlecenie, kontrakt menedżerski (pracowniczy bądź cywilnoprawny), samozatrudnienie. Jednakże zatrudnienie może przybierać także bardziej wysublimowane formy. Może funkcjonować między innymi jako: umowa agencji, ajencji, outsourcing usług, pobieranie wynagrodzenia wyłącznie ze stosunku organizacyjnego w związku z pełnieniem funkcji członka zarządu czy prokurenta – na podstawie uchwały organu spółki. Wybór właściwej formy zależy od osób decyzyjnych, każdy rodzi jednak określone konsekwencje prawne.
Na marginesie warto wspomnieć, iż zaangażowanie członków rodziny w ramach umów cywilnoprawnych może być prostym sposobem do pozostawania poza sferą ograniczeń płacowych wynikających z regulaminów wynagradzania.
Niezależnie od formy zatrudnienia oraz stopnia pokrewieństwa zawsze należy pamiętać o przestrzeganiu zasad reprezentacji przy zawieraniu umów. W spółkach kapitałowych w sporach i umowach z członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Brak zachowania wyżej wymienionych zasad może prowadzić nawet do nieważności umowy.
Czy jako członek zarządu można kredytować własną spółkę? Może się zdarzyć sytuacja, w której spółka lub członek rodziny będą chcieli się wzajemnie finansować. O ile na linii wspólnik – spółka nie ma ograniczeń (trzeba pamiętać o cenach transferowych), o tyle na linii spółka – członek zarządu – już tak. Zawarcie przez spółkę kapitałową umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia. W spółkach osobowych takich dodatkowych wymogów nie ma.
Jak wyliczyć składki ZUS? Zatrudnienie członków rodziny budzi najwięcej kontrowersji w sferze ubezpieczeń społecznych. Aby uniknąć przykrych niespodzianek, warto zwrócić uwagę dwa aspekty: mianowicie czy zatrudnienie ma miejsce w warunkach jednoosobowej działalności czy spółki; oraz jaki stopień pokrewieństwa łączy zatrudniającego czy członka organu podmiotu zatrudniającego z członkiem rodziny.
W warunkach jednoosobowej działalności małżonka, dzieci oraz rodziców pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracujących przy prowadzeniu działalności – uważa się za osoby współpracujące, a nie za pracowników. Oznacza to, że ubezpieczenie osób współpracujących, z którymi przedsiębiorca zawarł umowę o pracę bądź też świadczy pracę nieodpłatnie, ustala się na takich samych zasadach jak ubezpieczenie przedsiębiorcy. Jednak nie mogą oni korzystać z preferencyjnych stawek ZUS, jakie przysługują przedsiębiorcom przez pierwszy okres prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku zatrudnienia osób współpracujących na zlecenie bądź też członków rodziny, którzy nie spełniają kryteriów osoby najbliższej, składki ZUS odprowadza się w taki sposób jak przy umowach z innymi pracownikami, a więc zależą głównie od wysokości wynagrodzenia. W sytuacji gdy pracodawcą jest spółka, wówczas to ona jest płatnikiem składek swoich pracowników czy zleceniobiorców i powyższe zasady nie znajdą zastosowania. Podstawą do obliczenia składki będzie wówczas wysokość wynagrodzenia.
Jednak wysokość wynagrodzenia określana w warunkach rodzinnych jest w sposób szczególny narażona na weryfikację przez ZUS. Zwłaszcza gdy przychodzi do wypłaty zasiłku. Dzieje się tak, ponieważ wysokość wynagrodzenia najczęściej stanowi bezpośrednią podstawę do wyliczenia zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego. Jeżeli okoliczności zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczeń społecznych bądź wysokość wynagrodzenia budzą wątpliwości, istnieje ryzyko, że ZUS odmówi wypłaty zasiłku, kwestionując najczęściej podstawę zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych lub samą wysokość przyznanego wynagrodzenia (jako zbyt wygórowanego). Przykładem może być sytuacja, gdy umowa o pracę z członkiem rodziny jest zawierana na krótko przed długotrwałym pobytem w szpitalu, ciążą itp. ZUS w swoich decyzjach najczęściej powołuje się na pozorność umowy bądź też na jej nieważność spowodowaną np. niezdolnością do pracy w chwili zawierania umowy. Dlatego warto pamiętać, aby wysokość wynagrodzenia dla członka rodziny nie odbiegała w sposób rażący od warunków rynkowych lub miała realne uzasadnienie. O ile to możliwe – należy unikać zatrudnienia w okresie przebywania na zwolnieniu lekarskim, a także na krótko przed planowaną niezdolnością do pracy. Nie wszystko jednak da się przewidzieć i trzeba liczyć się ryzykiem zakwestionowania wypłaty zasiłku czy korekty jego wysokości. Warto też pamiętać, że od decyzji ZUS zawsze przysługuje odwołanie do sądu powszechnego.