Zgodnie z obowiązującym przepisami zamawiający mają obowiązek co roku sporządzać sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych, które należy przekazać prezesowi UZP w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie – art. 98 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.). Obowiązek sporządzenia i przekazania sprawozdań dotyczy tylko podmiotów, które w roku objętym sprawozdaniem udzieliły zamówień o wartości powyżej 6 tys. euro. Należy podkreślić, że nie mają tego obowiązku zamawiający, którzy w danym roku nie udzielili w ogóle zamówień lub udzielili zamówienia, których wartość nie przekroczyła 6 tys. euro. W sprawozdaniu uwzględnia się jedynie udzielone zamówienia, czyli postępowania zakończone zawarciem umowy (nie obejmuje ono więc postępowań unieważnionych). Okres sprawozdawczy obejmuje rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia.
Nowa elektroniczna wersja
Dotychczas sprawozdania były przekazywane jedynie w formie papierowej. W tym roku po raz pierwszy należy je składać drogą elektroniczną za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej UZP (www.uzp.gov.pl). Nową formę przekazywania sprawozdań wprowadziło rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. (Dz.U. nr 155, poz. 1110). System elektroniczny ma w założeniu usprawnić i przyspieszyć przetwarzanie informacji zawartych w sprawozdaniach. Pozwoli również wyeliminować błędy, które pojawiały się podczas tradycyjnego sposobu przesyłania sprawozdań. W celu weryfikacji autentyczności przekazywanych danych zachowano jednak dodatkowo formę papierową i zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem po przekazaniu sprawozdania on-line zamawiający jest zobowiązany niezwłoczne przekazać prezesowi UZP wydruk sprawozdania wygenerowany przez system UZP podpisany przez zamawiającego lub upoważnioną osobę. Zdaniem UZP system przesyłania elektronicznej wersji sprawozdania został opracowany w sposób zapewniający bezawaryjne działanie. Nie można jednak całkowicie wykluczyć pojawienia się problemów wynikających z ograniczonej przepustowości łącza internetowego. Z tego powodu urzędnicy apelują o możliwie wcześniejsze przesyłanie formularzy elektronicznych i kontaktowanie się z urzędem w razie jakichkolwiek problemów.
W razie awarii
Podczas wypełniania formularza w lewym górnym rogu zostanie wyświetlony numer sesji, który należy zapisać. Pozwoli on na odtworzenie dotychczas wpisanych danych w przypadku przerwania połączenia internetowego w czasie wypełniania formularza lub przesyłania go do UZP. System wprowadzania danych umożliwia sprawdzanie ich poprawności dzięki wyświetlaniu się komunikatów o błędach. Poszczególne pola akceptują tylko odpowiednie wartości liczbowe, kombinacje cyfr i liter. Potwierdzeniem wpłynięcia sprawozdania w formie elektronicznej do UZP jest pojawienie się numeru referencyjnego w wygenerowanym przez system dokumencie.
Informatyzacja systemu
Nowa forma przesyłania sprawozdań do prezesa UZP stanowi istotny etap informatyzacji systemu zamówień publicznych w Polsce. – Na pewno taki sposób przekazywania rocznych sprawozdań stanowi ważny krok do przodu. Dużym plusem jest możliwość zachowania wprowadzonych do formularza danych w razie przerwania połączenia internetowego – uważa Łukasz Korba, naczelnik Wydziału Informacji o Zamówieniach Publicznych Urzędu m.st. Warszawa. Funkcjonowanie systemu zamówień publicznych w najbliższym czasie zależeć będzie od wykorzystania nowoczesnych technologii informatycznych. Zdaniem Anity Wichniak-Olczak, rzecznika prasowego UZP, dotychczas przesyłanie dokumentów przebiegało bez większych kłopotów i na dzień 16 lutego wpłynęło ponad 5 tys. rocznych sprawozdań. Zdarzyło się natomiast, że zamawiający przesyłali sprawozdania na nieaktualnych formularzach. Urząd spodziewa się znacznej liczby sprawozdań tuż przed upływem ustawowego terminu. Na podstawie danych od zamawiających sporządzane są przez Urząd analizy oraz opracowania dotyczące funkcjonowania rynku zamówień publicznych, a także tendencji i kierunków zmian na nim.