Z punktu widzenia ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego podmiotów kwestią niezwykle istotną jest prawidłowa reprezentacja przy składaniu oferty czy wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne. Zdarza się bowiem tak, iż pod składanym dokumentem widnieją podpisy osób, których umocowania do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy nie można zweryfikować na podstawie przedstawionych dokumentów.
Przekroczenie zwykłego zarządu
Oferta podpisana przez osobę nienależycie umocowaną podlega odrzuceniu zgodnie z przepisem art. 89 ust. 1 pkt 8 prawa zamówień publicznych, jako nieważna na podstawie odrębnych przepisów i brak ten nie podlega uzupełnieniu. Uprawnienia do składania oświadczeń woli w imieniu firmy wynikają z dokumentów rejestracyjnych, gdzie zazwyczaj czytamy, iż uprawnionym do reprezentacji jest na przykład każdy z członków zarządu jednoosobowo, dwóch członków zarządu łącznie lub członek zarządu łącznie z prokurentem itd. Jeżeli umocowanie do reprezentowania wykonawcy nie wynika z dokumentów rejestracyjnych firmy, do składanej oferty należy dołączyć dokument pełnomocnictwa. Czynności związane z ubieganiem się o udzielenie zamówienia publicznego uznawane są za przekraczające zakres zwykłego zarządu, dlatego zgodnie z orzecznictwem Zespołów Arbitrów Urzędu Zamówień Publicznych, dla ich dokonywania niezbędne jest pełnomocnictwo rodzajowe. Sprawa znacznie komplikuje się w przypadku wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (na przykład w postępowaniach prowadzonych w trybie przetargu ograniczonego czy dialogu konkurencyjnego), podpisanego przez osobę nieumocowaną lub niewłaściwie umocowaną. Ustawodawca nie przewidział bowiem formalnej możliwości odrzucenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, nie odsyłając również do odpowiedniego stosowania przepisów dotyczących ofert. Brak należytej reprezentacji nie stanowi też podstawy wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu, ponieważ katalog przyczyn wykluczenia zawarty w art. 24 p.z.p. jest zamknięty. Nie ulega jednak wątpliwości, iż wniosek taki nie może zostać uznany za skutecznie złożone oświadczenie woli.
Czynności związane z ubieganiem się o udzielenie zamówienia publicznego uznawane są za przekraczające zakres zwykłego zarządu, dla ich dokonywania niezbędne jest pełnomocnictwo rodzajowe
Pełnomocnictwo z ofertą
Jeżeli do oferty dołączono pełnomocnictwo rodzajowe, kolejne czynności w postępowaniu mogą być dokonywane w ramach tego umocowania. Jeżeli pełnomocnik dokonuje czynności nowej, nieobjętej dokumentem pełnomocnictwa rodzajowego, należy rozszerzyć umocowanie nowym dokumentem. Również, składając odwołanie od oddalenia przez zamawiającego protestu trzeba zadbać o to, aby wykazać umocowanie składającej je osoby. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego problem właściwej reprezentacji należy rozpatrywać w dwóch płaszczyznach. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i podpisania umowy (art. 23 ust. 2 p.z.p.). Należy zwrócić szczególną uwagę, aby w przypadku konsorcjum dokument taki znalazł się w składanej ofercie. Ponadto jeżeli już ustanowimy pełnomocnika do reprezentowania konsorcjum w postępowaniu, zwróćmy uwagę, aby z jego strony również upełnomocniona osoba złożyła oświadczenie woli. Jeżeli w imieniu pełnomocnika konsorcjum pod składaną ofertą nie podpiszą się osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu w obrocie gospodarczym na podstawie dokumentów rejestracyjnych firmy, należy przedstawić odrębne pełnomocnictwo rodzajowe dla osoby składającej podpis pod dokumentem.
Poświadczenie za zgodność
Ten sam problem dotyczy poświadczania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Otóż rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, stanowi, iż dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu powinny zostać przedstawione w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Pamiętajmy, aby osoba poświadczająca dokumenty za zgodność z oryginałem również była należycie umocowana, zwłaszcza jeśli nie jest to ta sama osoba, która podpisuje ofertę. W przeciwnym razie zamawiający nie będzie mógł ocenić, czy dokumenty te zostały rzeczywiście poświadczone za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Na koniec należy podkreślić, iż ustawodawca nie przewidział możliwości uzupełnienia braków w zakresie reprezentacji podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego. Wykonawcy niejednokrotnie po uzyskaniu informacji, iż ich oferta nie może zostać uznana za skutecznie złożoną z powodu braku należytej reprezentacji, protestują, żądając wezwania do uzupełnienia dokumentów na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Niestety, wada ta nie może zostać naprawiona w tym trybie, gdyż przepis ten odnosi się wyłącznie do uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, a pełnomocnictwo w żadnym wypadku nie należy do tej grupy dokumentów. Przygotowując ofertę, należy więc zwrócić szczególną uwagę, aby osoba ją składająca była należycie umocowana, ponieważ braków w tym zakresie nie będziemy mogli uzupełnić.