Jak powinno przebiegać postępowanie w sprawie zamówienia publicznego w trybie negocjacyjnym? Jakie są różnice między trybem negocjacyjnym z ogłoszeniem a dialogiem konkurencyjnym?

Agnieszka Kurowska Instytut Zamówień Publicznych Audyt i Doradztwo Najwięcej trudności sprawiają wykonawcom tryby negocjacyjne ze względu na wprowadzenie ofert wstępnych oraz brak określenia zasad postępowania z ofertą wstępną. Chodzi o tryb negocjacji z ogłoszeniem i bez ogłoszenia, ponieważ w obu przypadkach mamy do czynienia z ofertami wstępnymi. W przepisach nie mówi się w żadnym miejscu o jawności takiej oferty, a także o tym, jakiemu ona podlega reżimowi. Procedura jest taka, że wykonawca jest zobowiązany do przygotowania części merytorycznej oferty, która musi być zgodna z ustawą i odpowiadać treści specyfikacji. Następnie zamawiający ocenia ofertę merytoryczną i zaprasza do negocjacji. Jeśli zamawiający nie odrzuci oferty wstępnej, to wykonawca ma pewność, że będzie miał możliwość złożenia oferty ostatecznej zawierającej cenę. Podobna procedura obowiązuje przy zastosowaniu innych trybów (przetarg nieograniczony, ograniczony, zapytanie o cenę) z tą różnicą, że zamawiający w jednej i tej samej ofercie ma podaną również cenę. Następnie sprawdza, czy kompletna oferta nie zawiera błędów i dokonuje oceny wszystkich elementów, łącznie z ceną. W trybach negocjacyjnych przygotowanie oferty zajmuje wykonawcy trochę więcej czasu, ponieważ musi się starać, aby jego oferta wstępna (bez ceny) nie zawierała błędów. Po negocjacjach i zaproszeniu do złożenia oferty ostatecznej z ceną ma już pewność, że jego oferta wstępna jest zgodna z wymaganiami zamawiającego co do meritum. W przepisach brakuje jednak jednoznacznych wskazań, czy oferty są jawne od chwili ich otwarcia, czy one statuują ofertę końcową, czy oferta końcowa może – po negocjacjach w zakresie opisu przedmiotu zamówienia i warunków umowy – zawierać jakiekolwiek modyfikacje w stosunku do oferty wstępnej. Należy rozważyć procedurę oferty wstępnej. Sens istnienia takiej oferty jest zastanawiający z uwagi na to, że jest ona dodatkowym elementem procedury, jeszcze jednym kompletem dokumentów. Zbliżonym trybem do negocjacji z ogłoszeniem jest tryb dialogu konkurencyjnego. Różni się on od trybu negocjacji kilkoma szczegółami. Podstawową różnicą jest to, iż w trybach negocjacyjnych zamawiający ma obowiązek opisać przedmiot zamówienia zgodnie z art. 29 i 30 prawa zamówień publicznych, czyli w sposób jasny, precyzyjny, wyczerpujący i to jest obligatoryjne. Natomiast przy zastosowaniu trybu dialogu konkurencyjnego ustawa stanowi, że jego zastosowanie uwarunkowane jest o braku możliwości opisania przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 30 i 31 prawa zamówień publicznych. Zamawiający nie wie precyzyjnie, jak opisać zamówienie, jakie kryteria powinny w nim decydować, nie potrafi do końca określić swoich wymagań. W związku z tym prowadzi dialog po to, aby móc poprawnie opisać przedmiot zamówienia. Ponadto, tryb dialogu konkurencyjnego przewiduje złożenie jednej oferty, a dialog z wykonawcami – prowadzony przed zaproszeniem do składania ofert – ma za zadanie umożliwić zamawiającemu opisanie przedmiotu zamówienia i określenie warunków jego realizacji.