Według szacunków firmy analityczno-badawczej Gartner zastosowanie efektywnych metod kontroli wydruków oraz odpowiednia optymalizacja – sprzętowa, software’owa i finansowa –pozwala na osiągnięcie łącznie nawet 30 proc. oszczędności w tym obszarze. Wprowadzenie wydajnych i oszczędnych urządzeń, o niższych kosztach eksploatacji nie przyniesie jednak oczekiwanych korzyści, jeżeli jednocześnie nie zostaną wprowadzone odpowiednie mechanizmy kontrolne. 

W kontrolowaniu nowoczesnego sprzętu drukującego, np. pod względem wykorzystania papieru czy obciążenia przez użytkowników, pomoże odpowiednie oprogramowanie. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań software’owych i hardware’owych, które umożliwiają dokładną kontrolę wykorzystania dostępnej w organizacji infrastruktury. 

Wśród dostępnych rozwiązań software’owych wyróżnić możemy wiele systemów, np.: MyQ, Q-Vision, Printoscope, PaperCut. Systemy te są kompatybilne z urządzeniami wielu producentów i umożliwiają pracę w sieci złożonej z drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych różnych dostawców. Dzięki tej kompatybilności systemy są bardziej elastyczne, pozwalają wykorzystywać już istniejącą infrastrukturę, bez konieczności ponoszenia dużych nakładów inwestycyjnych – wyjaśnia Tomasz Kowalski, Outsourcing Product Manager MDS Solutions w Arcus S.A.

Warto pamiętać, że niektórzy producenci rekomendują korzystanie z określonych rozwiązań programowych. Na przykład Xerox rekomenduje system SafeQ, a Kyocera zaleca rozwiązanie MyQ. Korzystanie ze wspierających się wzajemnie rozwiązań programowych i sprzętowych przynosi dodatkowe korzyści. Na przykład urządzenia Kyocera serii TaskAlfa czy EcoSys są wyposażone w zaawansowaną platformę HyPas, która pozwala na integrację oprogramowania z urządzeniem drukującym i obsługę aplikacji poprzez panel dotykowy urządzenia (np. system MyQ). Zastosowanie takiego rozwiązania pozwala między innymi na realizację wydruku podążającego.

Przykład na wielką skalę
Jedną z firm, które szeroko wykorzystują rozwiązanie MyQ, jest Danone Polska. 

MyQ to system stosowany w całej Europie Centralnej . Jeszcze przed wdrożeniem w Danone Polska w 2010 roku z powodzeniem wdrożył go oddział w Czechach. Pozytywne doświadczenia z MyQ niewątpliwie sprawiły, że z dużą otwartością przyjęliśmy rozwiązania, zaproponowane przez Arcus, oparte na sprzęcie Kyocery i właśnie oprogramowaniu MyQ – mówi Adam Koselnik, specjalista ds. Projektów IT CE w Danone Polska. 

Dzięki temu wdrożeniu ujednolicono ponad 100 urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek w ponad 25 oddziałach Danone na terenie całego kraju i połączono je jednym, spójnym systemem kontroli wydruków. 

Dzięki Arcusowi Danone ujednolicił wykorzystywane urządzenia, co bardzo ułatwia ich użytkowanie. W przypadku zmiany miejsca wydruku nie ma potrzeby dodatkowych szkoleń dla pracowników w zakresie obsługi maszyn. Nowe rozwiązanie zwiększyło dostępność urządzeń drukujących dzięki wydrukowi podążającemu, dostępnemu w systemie MyQ i możliwości odebrania wydruku na dowolnej drukarce. Zmiany ułatwiły również pracę administratorów systemu i umożliwiły obniżenie średnich kosztów wydruku – podkreśla Adam Koselnik.

Systemy pozwalają na nadanie odpowiednich uprawnień poszczególnym użytkownikom tak, by jak najlepiej odzwierciedlały one ich potrzeby związane z drukiem, ograniczając jednocześnie poziom wydatków. Dzięki tym rozwiązaniom można np. umożliwić pracownikowi działu księgowego drukowanie jedynie w czerni i bieli, a pracownikowi działu marketingu w kolorze. Możliwe jest ustanowienie określonych limitów wydruku dla poszczególnych użytkowników tak, by jak najlepiej odpowiadały realizowanym przez nich zadaniom służbowym.

Zarządzanie urządzeniami
Równie istotnym elementem systemu kontroli urządzeń drukujących jest moduł statystyczny i analityczny. Umożliwia on rozliczanie wykorzystania parku maszynowego, materiałów eksploatacyjnych. System ułatwia też wykrycie wszelkich nieprawidłowości, często pojawiających się awarii, czy zbyt dużego obciążenia pracą poszczególnych urządzeń. Udostępniane dane ułatwią podejmowanie decyzji oraz szybkie i bieżące dostosowywanie infrastruktury do potrzeb użytkowników, zapewniając urzędowi niezwykle cenną elastyczność rozwiązań.

Już informacja o prowadzeniu analizy wydruków sprawia, że pracownicy generują zdecydowanie mniej wydruków prywatnych, co przekłada się na realne oszczędności w instytucji. 

Szacujemy, że dzięki systemowi wydruków wdrożonemu przez firmę Arcus oszczędności w kosztach druku w Danone wyniosą ponad 0,5 mln zł przez cały czas trwania naszej umowy. Oszczędności te wynikają zarówno z tańszych kosztów samych wydruków, jak i optymalizacji ich liczby kopii – potwierdza Adam Koselnik.

Jeden standard w całej firmie
Niewątpliwą zaletą wykorzystania systemu kontrolnego jest też unifikacja oprogramowania – wszystkie wykorzystywane w firmie urządzenia wielofunkcyjne i drukarki mogą pracować pod kontrolą jednego zespołu narzędzi, zawierającego wszystkie niezbędne funkcje. Obecnie większość systemów opiera się na aplikacjach webowych, co niezwykle skraca czas instalacji. Zamiast wgrywać oprogramowanie do poszczególnych stacji roboczych, aplikacja jest od razu gotowa do pracy w oknie przeglądarki internetowej.

Wsparciem dla software’u są rozwiązania sprzętowe, np. ułatwiające autoryzację użytkowników. Tradycyjnym sposobem autoryzacji może być wprowadzenie odpowiedniego kodu użytkownika (PIN) na klawiaturze. Do nowocześniejszych metod należy natomiast wykorzystanie karty – chipowej, magnetycznej lub bezstykowej. Firmy wdrażające tego typu systemy podkreślają, że w tym celu wykorzystać można już istniejące w danej organizacji karty identyfikacyjne. To pozwala na jeszcze łatwiejsze i tańsze wdrożenie systemu i buduje świadomość użytkowników na temat indywidualnego rozliczania wydruków. Najnowocześniejsze technologie pozwalają natomiast na wykorzystanie rozwiązań biometrycznych – logowania za pomocą linii papilarnych czy układu żył w palcu. Plusem takiego rozwiązania jest brak konieczności stosowania dodatkowej karty, którą użytkownik musi mieć przy sobie podczas korzystania z urządzenia.

Podstawowym zadaniem autoryzacji jest umożliwienie użytkownikowi zalogowanie się i pracę z urządzeniem w ramach posiadanych uprawnień dostępu. Nowoczesne rozwiązania pozwalają także na wykorzystanie technologii wydruku podążającego. W ten sposób użytkownik może np. samodzielnie wybrać urządzenie, na którym wykonany zostanie wydruk. Po wysłaniu wydruku, użytkownik zjawia się pod dowolnym, najdogodniejszym dla siebie, urządzeniem i po zalogowaniu otrzymuje gotowy wydruk. Taka procedura gwarantuje ograniczenie dostępu do wydruku dla osób nieautoryzowanych, jednocześnie pozwala użytkownikowi w sposób elastyczny wybrać urządzenie, z którego będzie korzystał i np. uniknąć oczekiwania na zwolnienie się innego urządzenia.