57% pracowników: firmy nie zapewniają narzędzi do efektywnej komunikacji i zarządzania zadaniami*

Stała zależność od skrzynki pocztowej i ciągły przyrost informacji wymagających przetworzenia powodują, że pracownikom brakuje czasu na zaangażowane i efektywne działanie. To poważne wyzwanie dla współczesnego biznesu. Jak wynika z badania Deloitte „Trendy HR 2014 – jak przyciągnąć i utrzymać pracowników w XXI wieku”, prawie sześciu na dziesięciu respondentów twierdzi, że ich przedsiębiorstwa nie dostarczają im skutecznych narzędzi do zarządzania zadaniami oraz płynnej migracji danych w obiegu wewnętrznym i zewnętrznym firmy. 

72% pracowników: nie możemy znaleźć w systemie potrzebnych informacji*

Około 80% danych przetwarzanych i archiwizowanych w przedsiębiorstwach ma formę niestrukturalną, której nie da się precyzyjnie sformatować w postaci tabel danych czy formularzy. Same natomiast systemy informatyczne firm nie są wystarczająco zoptymalizowane, aby zapewnić dynamiczne wyszukiwanie potrzebnych informacji. Wypracowanie więc mechanizmu kontroli nad tworzeniem i utrwalaniem takich danych jest warunkiem zachowania płynności komunikacyjnej firmy i czasu wytworzenia docelowej usługi.

40% czasu pracy tracimy na przetwarzanie nieistotnych danych

Pewna amerykańska firma doradcza policzyła, że w papierowym systemie obiegu danych pracownik potrzebuje 12 minut na przetworzenie pojedynczego dokumentu, z czego 9 minut poświęconych jest na jego poszukiwanie i późniejsze umiejscawianie w odpowiednim katalogu. Pracownicy administracyjni spędzają nawet 40% swojego czasu na pracę z nieistotnymi dokumentami. 20% ich czasu pracy to wyszukiwanie informacji, przy czym połowa tego procesu nie przynosi efektu. Elektroniczny system zarządzania dokumentami w porównaniu z systemem tradycyjnym pozwala zaoszczędzić od 1 do 5 dolarów na jednym dokumencie oraz ogranicza koszty zarządzania dokumentami nawet o 40%.

150 x dziennie sprawdzamy pocztę elektroniczną**

Ponad połowa spływającej na nasze skrzynki odbiorcze poczty jest nieważna. Zwyczajowo jednak odpisujemy w pierwszej kolejności na wiadomości najmniej nas obciążające i te o niskim priorytecie, odkładając natomiast na potem, te wymagające pilnej responsywności. Stałe monitorowanie skrzynki odbiorczej i szybkie odpisywanie na wiadomości wcale jednak nie świadczy o posiadaniu kontroli nad strumieniem zadań, czasem pracy i właściwym zarządzaniem priorytetami – to bardzo złudne wrażenie. Problem nadmiernej ilości maili dotyczy obecnie nie tylko dużych struktur organizacyjnych, zaczyna być to standardem niezależnie od skali biznesu. Wpisuje się to w dużo szersze zjawisko związane z przeciążeniem informacyjnym, którego jesteśmy stałymi odbiorcami nie tylko w środowisku pracy, ale także w życiu prywatnym. Biorąc pod uwagę masowość i dynamikę tego procesu, próba uregulowania go i selektywnego przetworzenia stanowi potężne wyzwanie szczególnie dla segmentu biznesowego. Większość przedsiębiorstw w ramach swoich systemów technologicznych, nie wie jak sprawić, aby informacje były sprawniej wyszukiwane, lepiej agregowane i na końcu szybciej dostępne do realizacji bieżących zadań.

41% czasu pracy marnujemy na rzeczy nie rozwijające i bezproduktywne

Z badań Julian Birkinshaw oraz Jordan Cohen wynika, że pracownicy tracą aż 41 proc. swojego czasu na rzeczy, które nie dostarczają im satysfakcji i są w znikomym stopniu użyteczne w realizacji pracy.

Dążenie firm powinno być skupione na maksymalnym uproszczeniu i zintegrowaniu środowiska pracy, zarówno na poziomie infrastrukturalnym, jak i operacyjnym, wypracowaniu elastycznych standardów działań oraz szkoleniu menedżerów i pracowników w zakresie prawidłowego określania priorytetów. Jedną ze strategii stosowanych w firmach w celu wspierania pracowników, jest tworzenie mniejszych, bardziej sprawnych zespołów projektowych. Pozostałe metody opierają się na egzekwowaniu procedur określających wysyłanie wiadomości e-mail, organizację spotkań oraz szkolenia pracowników w tych dziedzinach. Alternatywą do tych rozwiązań, która trwale reguluje w firmie sposób komunikacji, wymianę danych, organizację pracy projektowej, podział odpowiedzialności są aplikacje wspierające zarządzanie projektami w firmach.

Klaudr – Software as a Service
Klaudr jest jedną z takich platform. To narzędzie pozwalające na organizowanie pracy w sposób projektowy. Dzięki funkcji tworzenia i rozdzielania zadań, aplikacja umożliwia jednoznaczne przypisanie członkom zespołu kompetencji i zakresu obowiązków. Pełna transparentność postępów pozwala każdemu pracownikowi śledzić bieżące działania w ramach projektu lub grupy projektowej, w której uczestniczy. Rozwiązanie pozwala prowadzić otwartą komunikację w zespole - szybką i bezpieczną wymianę ustaleń, zadań i dokumentów - bez konieczności prowadzenia korespondencji mailowej. Organizuje zespoły w jednym miejscu, gdzie każdy może mieć dostęp do podsumowania, kanałów z informacjami i kalendarza. Dzięki zaawansowanym funkcjom platforma stanowi narzędzie współpracy nie tylko w obrębie firmy, ale poprzez personalizację ustawień i możliwość nadawania indywidualnych uprawnień, stała się medium służącym do synchronizowania wspólnych projektów realizowanych przez niezależne firmy, i współpracy z wieloma partnerami biznesowymi, w tym podwykonawcami i klientami.

Funkcjonalność Klaudra polega na zintegrowaniu komunikacji oraz transmisji danych, świadczonej w modelu chmury obliczeniowej. To nie pojedynczy produkt, ale całe rozwiązanie łączące w sobie wiele elementów, takich jak poczta wewnętrzna, czat kontekstowy czy udostępnianie dokumentów. Kluczem do sukcesu i podstawową wartością tej technologii jest zintegrowany i prosty w nawigacji interfejs użytkownika spinający wszystkie te funkcjonalności w jedną platformę wymiany. Aplikacja pozwala na składowanie wszelkich typów danych w ujednoliconym repozytorium, co przyśpiesza dostęp do wszystkich informacji, usprawnia zarządzanie nimi i automatyzuje procesy biznesowe – informuje Grzegorz Gwiazdowski, pomysłodawca i współtwórca Klaudra.

Rzeczywiste ROI – więcej czasu dla siebie

75% mniej czasu na bezproduktywne działania
Ile czasu dziennie tracimy, próbując skontaktować się ze współpracownikami? Szukając ważnych informacji, duplikując dane już przekazane albo zmagając się z pasywną, nic nie wnoszącą do strategicznych ustaleń komunikacją, która zabiera cenny czas? Badania wykazują, że codzienne straty w tym zakresie dochodzą do:
- 67 minut na poszukiwaniu ważnych informacji,
- 39 minut na duplikowaniu komunikacji,
- 33 minuty na bezskutecznym umawianiu spotkań,
- 29 minut na niepożądanej komunikacji.

Ujednolicona komunikacja może o 75% zmniejszyć czas, który statystyczny pracownik traci na nieefektywnych działaniach. Z badań wynika także, że przyczyną konfliktogennej interakcji między pracownikami jest praktyka zrzucania odpowiedzialności za zadania (36%), niejasny podział obowiązków (35%), blokowanie dokumentów (16%) czy ich gubienie (13%)***. Klaudr reguluje te dysfunkcje - zapewnia zintegrowany system do zarządzania dokumentacją i procesami biznesowymi, umożliwia kontrolę poczty elektronicznej, archiwizację danych oraz płynną komunikację między pracownikami. 

Optymalizacja komunikacji

Po pierwsze, trzeba umożliwić pracownikom kontakt ze współpracownikami za pomocą różnorodnych środków komunikacji, co ma wspomagać realizację zadania. Wyselekcjonowane informacje powinny trafiać do odpowiednich osób w odpowiednim momencie, bez marnowania czasu na podejmowanie kolejnych prób ich przekazania. Po drugie, platforma powinna ograniczać niedociągnięcia w komunikacji wewnętrznej - brak komunikacji między departamentami czy brak możliwości skontaktowania się z odpowiednią osobą, wywołuje niezadowolenie klientów.

Dostarczenie właściwym osobom odpowiedniej informacji we właściwym czasie jest podstawą zawierania transakcji, zadowolenia klientów i terminowego podejmowania trafnych decyzji. Klaudr upraszcza procesy biznesowe, zmniejsza koszty obiegu dokumentów, zapewniając stały dostęp do wszystkich kluczowych danych. To przekładająca się na produktywność pracowników i wzrost wydajności firmy, gwarancja wyższej jakości zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Klaudr to więcej niż software, to nowej generacji środowisko komunikacji biznesowej, platforma zarządzania najważniejszymi aktywami firmy – czasem, przedsięwzięciami, ludźmi – podsumowuję Grzegorz Gwiazdowski.

Czytaj także: Klaudr - prosty sposób zarządzania pracą własną i zespołu

--------------------------------------
*Deloitte „Trendy HR 2014 – jak przyciągnąć i utrzymać pracowników w XXI wieku ”. Badanie Deloitte przeprowadzono wśród ponad 2,5 tys. liderów biznesu z 94 krajów świata, w tym również z Polski.
**Victoria Woollaston w artykule o częstotliwości korzystania z urządzeń mobilnych, oszacowała, że pracownicy sprawdzają pocztę przeciętnie aż do 150 razy dziennie.
***Badania PrimeSoft Polska przeprowadzone w kontekście uzasadnienia potrzeby wdrożeń systemu obiegu dokumentów w firmach.