Dashboard

Dziś o tym, jak oszczędzać czas przy podejmowaniu decyzji.
Sytuacja idealna to taka, gdy jednym spojrzeniem oka możemy ocenić sytuacje. Na przykład zinterpretować bieżące wyniki sprzedaży tak, aby nie przeoczyć jakiejś niepokojącej tendencji. Albo sprawdzić stan zapasów w kontekście złożonych zamówień i zaprognozować szybsze zatowarowanie magazynu.

Ale ideał zwykle rozbija się o długie i żmudne weryfikowanie danych - najczęściej w tabelkach Excela. Przechodzenia z arkusza do arkusza z pliku do pliku.

Bardziej wprawny użytkownik użyje funkcji, posortuje dane, może coś przefiltruje, użyje tabeli przestawnej. To zawsze jednak kilka operacji, które za każdym razem musi powtarzać i za każdym razem poświęcić na to czas.

Chyba, że firmę stać na wyspecjalizowane systemy raportujące z przygotowanymi rozwiązaniami wspierającymi analizę danych i podejmowanie decyzji.

Są proste i tanie rozwiązania.
Dashboard, panel menedżera, pulpit menedżera. Nazw jest kilka i brzmią jak nazwy produktów (i są takimi w niektórych przypadkach). Nazwa dashboard w jęz. angielskim oznacza po prostu kokpit samochodu – miejsce w którym kontrolujemy „funkcje życiowe” pojazdu. Jedno spojrzenie zwykle wystarcza do sprawdzenia czy pojazd jest w dobrym stanie i kiedy dotrzemy do celu.

Pod tą nazwą kryje się też rozwiązanie, które może przygotować każdy – wprost na ekranie swojego komputera. Wystarczy Excel i trochę umiejętności.


Co nam daje dashboard?
Dobrze przygotowany pozwala błyskawicznie ocenić stan bieżący, przyszłą tendencję lub historyczny trend naszej działalności. Jak w samochodzie dane mogą pochodzić z różnych źródeł – najważniejsze by w jednym miejscu mogły być szybko ocenione. Kluczowymi cechami dobrego dashboardu są: przejrzysta i czytelna wizualizacja danych, kompleksowość i aktualność danych zasilających, możliwość zmiany perspektyw (np. zmiany czasu, zakresu danych itp.).

Wojciech Czerepak

Od czego zaczniemy tworzenie dashboardu?
Trzeba się zastanowić, kto i do czego będzie używał dashboardu. Jeżeli przygotowujemy takie rozwiązanie dla swojego szefa trzeba poznać jego priorytety przy analizowaniu danych. Nie można zapomnieć o preferencjach przyszłego użytkownika dotyczących graficznej prezentacji danych. Często te same dane pokazane w inny sposób mogą być różnie interpretowane – ważne by użytkownik dostał czytelny dla siebie wykres (naturalnie jednocześnie adekwatny do zakresu i rodzaju danych). Źle dobrany wykres ogranicza możliwości decyzyjne. 

W drugim kroku trzeba się zastanowić nad wyborem dodatkowych komponentów. Tymi, które pozwolą sterować zakresem danych prezentowanych na wykresach, tabelach i innych elementach panelu. Excel daje nam wiele możliwości używania przycisków, list rozwijanych, suwaków itp. komponentów. Każdy kto choć trochę używał Excela zna te elementy programu i nie powinien mieć problemu z ich użyciem. Przydatne będą też funkcje wydruku i eksportu do formatu PDF. Dzięki temu, mimo napływu nowych danych, mamy możliwość uchwycenia chwilowego stanu naszych danych lub wysłania danych e-mailem.

Przed przystąpieniem do budowania dashboardu trzeba też zadbać o źródło danych. Dane pochodzą zazwyczaj z wielu źródeł, ważne by były one rzetelne i dobrze przygotowane. Trzeba wyeliminować ewentualne błędy, zweryfikować formaty danych, sprawdzić ich spójność. Naturalnie dane będą się zmieniać, ale tak musi być a dobrze zrobiony dashboard musi być na to przygotowany.

I to właściwie wszystko. Choć przezorny twórca takiego narzędzia powinien zadbać też o bezpieczeństwo. Dashboard prezentuje zwykle dane wrażliwe. Dlatego warto zabezpieczyć hasłami arkusze, tak aby nie wpadły w niepowołane ręce.

Dashboard tworzony samodzielnie na pewno wymaga poświecenia trochę czasu na jego przygotowanie. Ale to czas, który się potem zwróci.

Partner opracowania: