Zainteresowanie klientów usługami organizacji eventów zaowocowało wyspecjalizowaniem się niemal samodzielnej branży eventowej, która realizuje takie projekty jak konferencje, kongresy, targi, wystawy, imprezy wewnętrzne i zewnętrzne, koncerty, gale i bankiety, czyli wszystko to, co można uznać za wydarzenie. 

Realizacją tego typu zleceń zajmują się agencje stricte eventowe i agencje reklamowe, które w portfolio mają wyspecjalizowane usługi organizacji eventów.

W IV kwartale 2013 roku liczba agencji reklamowych zatrudniających do 9 pracowników (około 98% wszystkich) wynosiła 33.052, co oznacza, że w porównaniu z 2009 rokiem liczba tego typu firm w kraju zwiększyła się o 4.326. Najwięcej agencji powstało w ciągu ostatnich 4 lat w województwie mazowieckim, bo aż 1274. GUS nie prowadzi badań związanych z agencjami stricte eventowymi.

Dane opracowane przez Polską Organizację Turystyczną pokazują znaczny wzrost liczby poszczególnych eventów w latach 2009 – 2012, w tym najbardziej liczby konferencji i kongresów, bo aż prawie pięciokrotnie.

Ogółem liczba wydarzeń z 4.000 w 2009 roku wzrosła do 22.300 w 2012. Powyższe dane nie uwzględniają jednakże eventów z sektora rozrywki, takich jak np. organizowany przez Rochstar Events Orange Warsaw Festival.

- Można zauważyć coraz większe zapotrzebowanie na bardzo specjalistyczne usługi polegające na kompleksowej organizacji dużych, silnie zróżnicowanych pod względem realizacji, masowych wydarzeń rozrywkowych – mówi Sławomir Nowaczewski, Członek Zarządu Rochstar Events. – Zarówno zleceniodawcy, jak i uczestnicy wydarzeń, czyli publiczność, doceniają wysoki poziom usług z tego sektora i pełny profesjonalizm wykonawcy zlecenia.

Jak na przestrzeni ostatnich kilku lat rozwija się branża eventowa? 

W opinii znawców rynku branża reklamowa, a co za tym idzie, również eventowa, doświadcza lekkiego spowolnienia, którego źródeł należałoby upatrywać w ogólnej kondycji polskiego rynku zarówno usług, jak i reklamy.

- Na rynku eventowym (wolę określenie rynku wydarzeń) mamy pewną stagnację. Jest to efekt mniej lub bardziej domniemanego kryzysu, czy też jak kto woli spowolnienia gospodarczego lat 2008-2013. Oczywiście przeprowadzane są różnorakiego typu wydarzenia, ale na pewno w mniejszej liczbie niż przykładowo w latach 2005-2008. Głównym problemem, nad którym głowią się pomysłodawcy i wykonawcy zleceń rynku eventowego, jest budżet przedsięwzięcia, który determinuje praktycznie wszystko co wiąże się z przeprowadzeniem wydarzenia. Informacje płynące z rynku dotyczące spowolnienia gospodarczego powodują niepewność, a co za tym idzie asekuracyjne zachowania także na rynku wydarzeń. Zgodzę się z ekspertami branży eventowej, że szansą na rozwój tego rynku są środki finansowe z Unii Europejskiej, czyli jej nowy budżet na lata 2014-2020, który zasili także polską gospodarkę – mówi Andrzej Świderski, dyrektor Nowego Centrum Promocji Globalnej (Pałac Lubomirskich) Business Centre Club. 

- Z punktu widzenia realizowanych przeze mnie działań można mówić o rozwoju – twierdzi Sławomir Nowaczewski. – Rozrywka masowa na wysokim poziomie, a więc właśnie wydarzenie czyli event, jak np. festiwal, jest coraz bardziej poszukiwanym produktem. Może zmieniły się proporcje – dawniej było „dużo średniej jakości”, natomiast obecnie mamy „mniej ale wysokiej jakości”. Tego typu zmiana jest wskaźnikiem na plus.

Zdaniem Anny Nowakowskiej, Członka Zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej , branża eventowa w Polsce to wciąż młoda dziedzina, która jednakże ma przed sobą przyszłość.
- Niegdyś cała zamykała się w jednej osobie Kaowca – dziś to profesjonalna sfera, która z roku na rok działa coraz prężniej. Dużo dobrego przyniosła nam organizacja EURO 2012, Prezydencji UE czy Konferencji klimatycznej COP 19. Na arenie międzynarodowej nasza pozycja jako organizatora wydarzeń po tych eventach znacznie się umocniła. Ale nie można też nie wspomnieć tu o sektorze eventów korporacyjnych w naszym kraju - to już bardzo profesjonalna sfera. Rozkwit w event marketingu wprowadza nas na światowy poziom organizacji wydarzeń. Ponadto widoczny rozwój obserwujemy również w wyrastających w Polsce obiektach i miejscach spotkań. Coraz częściej są to profesjonalne lokacje uwzględniające uwagi i sugestie branży eventowej. 

Plusy i minusy 

- Na pewno przedsiębiorcy mogą narzekać na liczbę zleceń i budżety z tym związane. Ewidentnie widać zachowania rynkowe takie jak wykorzystywanie spowolnienia gospodarczego by „do bólu” obniżyć budżet wydarzenia, szukając praktycznie wszędzie oszczędności – uważa Andrzej Świderski. - Widoczny jest za to postęp w zakresie dostępności najnowocześniejszych technologii i sprzętu klasy światowej. Nie ma obecnie problemu by postawić w pełnym słońcu kilkudziesięciometrowy telebim lub bezdotykowe ekrany ledowe uzyskując, mimo przywołanego słońca, piękny obraz, czy też zaprojektować i wykonać scenografię wyświetlaną na ścianach budynków. Tutaj ograniczać nas może tylko fantazja pomysłodawców oraz wspomniany wcześniej budżet wydarzenia.

- Postęp zapewne widziany jest we wspomnianej już profesjonalizacji branży czy zacieraniu się różnic w poziomie organizacji eventów między światem, Europą Zachodnią, a naszym krajem. Polscy organizatorzy eventów nie mają się czego wstydzić, a ich realizacje coraz częściej reprezentują światowy poziom – komentuje Anna Nowakowska. - Narzekań jednak wiele słychać, gdy pojawia się temat przetargów czy podatków. Wciąż niejasne zasady procedur przetargowych tj. ilość agencji startujących w przetargu, a następnie respektowanie prawa autorskiego czy wyższość najniższej ceny nad jakością oferowanych usług - to bolączki przedsiębiorców z branży eventowej. Branży nie sprzyjają też działania wokół wprowadzenia podatku od imprez integracyjnych i traktowanie uczestnictwa pracownika w spotkaniu firmowym jako jego dochód – dodaje A. Nowakowska.

Czy możemy zatem porównywać się z innymi krajami Unii Europejskiej? Czy poziom usług świadczonych przez polską branżę eventową dorównuje poziomowi prezentowanemu przez zagraniczne agencje? 

- Ten poziom coraz bardziej się wyrównuje – sądzi S. Nowaczewski. – Nie ma przecież powodów, dla których mielibyśmy pozostawać za bardzo w tyle. Mamy dostęp do technologii, mamy fachowców, mamy wyczucie smaku i poczucie humoru. Czego więcej trzeba?

- Polski rynek eventowy coraz bardziej zbliża się do poziomu europejskiego, jednak zaszłości cywilizacyjne i mentalne z kilkudziesięciu lat wstecz nie są tak łatwe do nadrobienia jakby się wydawało. Szansy należy upatrywać w otwartych umysłach młodych ludzi zasilających rynek, w tym rynek wydarzeń – uważa A. Świderski.

Do zrobienia jest zatem sporo nie tylko w kontekście zakresu i poziomu oferowanych usług, bowiem branża eventowa musi na stałe wpisać się w świadomość zarówno przedsiębiorstw, jak i społeczeństwa. To duże wyzwanie, lecz czy jedyne?

Zdaniem Anny Nowakowskiej największym wyzwaniem jest profesjonalizm i edukacja. - W ślad za tym powinien iść wzrost znaczenia event marketingu jako nieodłącznego narzędzia biznesowego. Wciąż w niektórych głowach, a zatem i firmach, dominuje stereotyp, że event to tylko „impreza”. Dużym wyzwaniem jest zatem uświadomienie roli event marketingu. Spojrzenie na event jako inwestycji, która przyniesie zwrot, (ROI - return on investment), a nie traktowanie eventu jako zbędnego wydatku. Nie można też zapomnieć o standaryzacji i unormowaniu zakresów działania czy tak ważnej etyce w biznesie oraz ciągłej edukacji – dodaje A. Nowakowska.

Eksperci są ostrożni w prognozach, jednakże doceniają obecną kondycję branży eventowej i widzą możliwości jej dalszego rozwoju. Niewątpliwie przyczynkiem do zwiększenia dynamiki wzrostu byłoby zakończenie kryzysu ekonomicznego, który wciąż jeszcze ma wyraźny wpływ na ilość realizowanych zleceń wynikającą z kurczenia się budżetów zleceniodawców. 

Mimo to liczba agencji reklamowych w 2013 roku wyraźnie wzrosła w porównaniu do 2009. W 2009 roku było ich w Polsce 29.453, natomiast w IV kwartale 2013 liczba ta urosła do 33.782, czyli o około 15% na przestrzeni 4 lat. Najwięcej, bo ponad 10 tys. agencji, znajduje się w województwie mazowieckim.