Prowadzenie firmy przypomina działanie naczyń połączonych. Dlatego powinniśmy monitorować nie tylko swoją sytuację, lecz także naszych kontrahentów
Żadne przedsiębiorstwo czy branża nie działa w próżni. Jeśli jedna firma nie zapłaci drugiej, zachwiać może się nie tylko ich sytuacja finansowa, ale też kolejnych podwykonawców. Na skutek tego firmy nie mogą opłacać własnych faktur, bo same nie otrzymają płatności. W ten sposób tworzy się zator płatniczy, który może dotknąć każdego.

Skala problemu

Problem nieterminowego opłacania faktur nie jest zjawiskiem marginalnym. Z raportu „Portfel należności polskich przedsiębiorstw” przygotowanego przez Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA i Konferencji Przedsiębiorców Finansowych w Polsce wynika, że aż 26,3 proc. faktur nie jest opłacanych w terminie, przy czym w portfelu 18 proc. przedsiębiorstw przeterminowane należności stanowią ponad połowę wszystkich wystawionych faktur. Problemy z przeterminowanymi płatnościami ma ponad 90 proc. firm, podczas gdy w połowie 2011 roku było to 80 proc. Taka sytuacja znajduje swoje odzwierciedlenie w nastrojach przedsiębiorców oraz podejmowanych działaniach.
Zatory płatnicze są jedną z najpoważniejszych barier stających na drodze rozwoju przedsiębiorstwa. Uważa tak aż 63,2 proc. przedsiębiorców. Ponad połowa firm deklaruje, że wskutek opóźnień w płatnościach ze strony klientów czy kontrahentów nie może terminowo regulować własnych zobowiązań. 52,7 proc. wskazuje na konieczność ograniczania inwestycji. Barierę najbardziej dotkliwie odczuwają branże: budowlana (aż 76 proc.), przemysł (69,8 proc.) czy handel (68,8 proc.). Sytuacja jednak promieniuje na kolejne branże.
W wielu przypadkach nie wystarczy sprawdzenie, czy partner biznesowy nie figuruje w rejestrze dłużników przed podpisaniem umowy. Duża dynamika sytuacji gospodarczej sprawia, że firma, która dziś ma ugruntowaną pozycję na rynku, jutro może borykać się z poważnymi trudnościami. Dlatego trzeba na bieżąco sprawdzać naszych partnerów biznesowych, a nawet ich partnerów i kluczowych klientów.
Niestety przedsiębiorcy wciąż bardzo rzadko weryfikują uczciwość kontrahentów. Według badań programu „Rzetelna firma” co czwarty z nich nie sprawdza partnerów przed podpisaniem umowy o współpracy, a aż 36 proc. sprawdza tylko kluczowe kontakty. Jednym z powodów może być nieracjonalna ocena rzeczywistości polegająca na odsuwaniu od siebie myśli o negatywnych zdarzeniach. Nie jest to jednak biznesowe rozwiązanie.

Przewidzieć kryzys

O wiele lepiej przewidywać sytuacje kryzysowe, aby móc przygotować plan awaryjny. Stała kontrola i monitorowanie sytuacji naszych parterów biznesowych to nie oznaka nieufności, lecz rozsądku i odpowiedzialnego podejścia do prowadzonego biznesu.
Samodzielne sprawdzanie naszych kontrahentów wymagałoby dużo czasu i zaangażowania, na które mało kto może sobie pozwolić. Eksperci radzą, aby korzystać z profesjonalnych narzędzi do oceny i weryfikacji kontrahentów biznesowych. Krajowy Rejestr Długów w celu zmniejszenia ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej udostępnia narzędzie do monitorowania przedsiębiorstw. Wystarczy wpisać do systemu interesujące nas NIP-y, a automatycznie będzie monitorował ich sytuację finansową. Jeżeli monitorowana firma zostanie dopisana do rejestru długów, kwota jego zadłużenia się zmieni lub pojawią się kolejni wierzyciele, klient otrzyma e-maila już następnego dnia po dokonaniu wpisu. Dzięki czemu będzie miał stały dostęp do aktualnych informacji z rynku wierzytelności swojego otoczenia, bez konieczności angażowania się w sam proces pozyskiwania danych. System poinformuje w momencie, kiedy klient powinien zachować czujność. Jeżeli pojawią się sygnały o nierzetelnych praktykach wśród naszych partnerów, będziemy mieli szansę na reakcję, zanim firma nie zapłaci naszych faktur lub straci wypłacalność. Szybka reakcja bardzo często jest jedyną możliwością na uniknięcie przykrych konsekwencji współpracy z firmą, która ma kłopoty finansowe.
Obecnie w Krajowym Rejestrze Długów mamy założonych 447 451 monitoringów. Z czego 10,5 proc. kończy się informacjami o utracie wiarygodności finansowej partnera. Jednak nie w każdym z tych przypadków reakcja klienta powinna oznaczać rozwiązanie umowy i zerwanie kontaktu. Czasem są to tylko przejściowe trudności. Niemniej jednak wiadomość o pojawieniu się problemów u naszego kontrahenta, to znak ostrzegawczy. Należy zwrócić szczególną uwagę na tego klienta – nie oferować mu kredytów kupieckich ani odroczonego terminu zapłaty.
Bardzo często przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy, że w ich otoczeniu znajdują się firmy, które mają kłopoty finansowe. Panuje powszechne przekonanie, że dopóki ja otrzymuję płatności – wszystko jest w porządku. Tak jednak nie jest. Każdy przedsiębiorca tworzy piramidę płatności. W pierwszej kolejności opłacane są zobowiązania wobec państwa, instytucji finansowych, pracowników, a dopiero później kluczowych kontrahentów i na samym końcu innych. Jednak jeśli przedsiębiorstwo dotyka trudna sytuacja, np. zaległe roszczenia, hierarchia może się zmienić. Kosztem partnerów strategicznych płatność mogą otrzymać kontrahenci, którym firma zalega z płatnościami. Dlatego jeżeli otrzymujemy sygnał, że ktoś z kontrahentów naszego partnera nie otrzymał płatności, powinniśmy zacząć uważniej patrzeć na naszą współpracę. Możemy zaplanować współpracę tak, aby jak najmniej odczuć ewentualne trudności.
Narzędzie monitoringu jawi się zatem jako doskonałe narzędzie do tego, aby przewidywać sytuacje kryzysowe.
Sprawdź otoczenie biznesowe
W ramach akcji Krajowego Rejestru Długów „Sprawdź otoczenie biznesowe” każdy może za darmo sprawdzić od 10 do 500 numerów NIP swoich klientów, kontrahentów lub konkurencji. Dzięki temu uzyska informacje, ilu z nich jest dłużnikami.
Tylko raz można wziąć udział w akcji „Sprawdź otoczenie biznesowe”, dlatego warto wpisać jak największą liczbę numerów identyfikacji podatkowej. Jest to ważne także z tego powodu, że dzięki temu wzrasta szansa na wyłapanie nieuczciwego klienta, kontrahenta lub kogoś z konkurencji. Z dotychczasowej praktyki wynika bowiem, że tylko co czwarta firma, która sprawdziła jeden numer identyfikacji podatkowej, znalazła dłużnika, zaś wśród przedsiębiorstw, które zweryfikowały siedem numerów NIP, aż 71,3 proc. trafiło na nierzetelnego płatnika w swoim otoczeniu biznesowym. Aby przystąpić do akcji, należy skontaktować się z Krajowym Rejestrem Długów. Wystarczy zadzwonić pod numer 71 77 36 200.