Słowo, które nieoderwalnie kojarzy się z Funduszami Europejskimi to „formalności”. Towarzyszą one firmom korzystającym z dotacji od momentu podjęcia starań o unijne pieniądze poprzez realizację projektu aż do końcowego rozliczenia. I mimo licznych ułatwień dla części beneficjentów wciąż stanowią niemały problem. Przyjmuje się, że ocena formalna co do zasady powinna być czynnością techniczną i dotyczyć takich kwestii jak: terminowe przedłożenie wniosku we właściwej instytucji, załączenie wszystkich niezbędnych dokumentów, właściwy status potencjalnego beneficjenta itp. Według Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w założeniu powinna być znacznie mniej czasochłonna niż merytoryczna, a jednoznaczność kryteriów powinna skutkować wysokim odsetkiem zatwierdzanych wniosków.

– Poziom akceptacji formalnej dla wniosków o dofinansowanie warunkowany jest zarówno wiedzą i umiejętnościami beneficjentów, jak i jakością działań informacyjnych instytucji odpowiadających za udzielanie dotacji – podkreśla Piotr Popa z MRR. Dodać należy tu też zakres wymagań formalnych wobec beneficjentów – im mniejszy, tym łatwiej o pozytywną ocenę.

Co konkurs, to obyczaj

Nie ma jednego katalogu wymogów formalnych dla wszystkich podmiotów ubiegających się o unijne dotacje. Różnice zaczynają się już od liczby załączników, które należy złożyć wraz z wnioskiem o dofinansowanie, a kończą na samym sposobie i zakresie dokonywania oceny. Wiele instytucji, szczególnie regionalnych, nie ogranicza się niestety do minimum wymaganego przez Unię i zalecanego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego.

Różnice, w zależności od programu i regionu, są bardzo duże. Na przykład w programie Kapitał Ludzki do wniosku nie trzeba obecnie żadnego załącznika. W programie Innowacyjna Gospodarka młodzi przedsiębiorcy ubiegający się o dotację na rozwinięcie e-biznesu składają dwa załączniki – dokument rejestrowy i oświadczenie, czy są płatnikami VAT. Dla porównania mikro, mali i średni przedsiębiorcy starający się o dotacje na inwestycje w programach regionalnych często mają ich do załączenia kilkanaście, z czego tylko część stanowią oświadczenia, resztę zawczasu trzeba uzyskać w urzędach. Od 2007 r. wiele instytucji sukcesywnie wprowadza uproszczenia w formalnościach przy ubieganiu się o wsparcie. – Niemal we wszystkich programach w 2011 roku odnotowano spadek odsetka wniosków przechodzących przez ocenę formalną. Najbardziej zmniejszył się udział pozytywnych ocen w programie Infrastruktura i Środowisko (19 p.p.) i programach regionalnych (11 p.p.). Jednak w przypadku wszystkich programów krajowych odsetek wniosków kwalifikowanych do oceny merytorycznej i tak pozostaje wyższy niż w pierwszym roku ich funkcjonowania – podaje Piotr Popa.

Z danych MRR wynika jednocześnie, że udział wniosków odrzucanych w wyniku oceny formalnej w programach regionalnych według stanu na dzień 31 grudnia 2011 r.wyniósł 27 proc. i był to najsłabszy wynik spośród wszystkich programów, przy czym w przypadku konkursów na dotacje inwestycyjne dla firm wskaźnik ten jest jeszcze gorszy.

Zakres oceny

Różny jest zakres dokonywania oceny formalnej. W przypadku wspomnianych programów krajowych ocena dotyczy kwestii podstawowych, takich jak dotrzymanie terminów, spełnienie kryteriów podmiotowych udziału w konkursie, zastosowana wersja generatora wniosków, poprawność rachunkowa itp. Podobnie wygląda to w części programów regionalnych – szczególnie tych, w których wnioski przygotowuje się za pomocą generatora.

Niekiedy jednak ocena formalna przybiera bardziej rozbudowaną formę. – Słyszałem o skomplikowanych procedurach związanych z ubieganiem się o dotacje, jednak skala poprawek formalnych przerosła moje oczekiwania. Ich lista miała kilka stron. Większość dotyczyła treści wniosku. Praktycznie powinienem napisać go jeszcze raz, odnosząc się do każdego zdania zawartego w ponaddwudziestostronicowej instrukcji – wspomina Piotr Kaczor, przedsiębiorca z Łodzi.

Realizacja i rozliczenie

Formalności są utrapieniem również dla części firm, którym udało się znaleźć w gronie zakwalifikowanych do przyznania dotacji. Samo podpisanie umowy o dotację trwa od kilku do kilkunastu tygodni – a przecież to tylko formalność. Na detale trzeba zwracać bardzo dużą uwagę również rozliczając projekt. Wnioski o płatność są z pozoru proste, a jednak niezwykłą rzadkością są przypadki, gdy nie trzeba niczego poprawiać. Liderem jest tu ponownie program Kapitał Ludzki – błędów jest stosunkowo niewiele, przyjazny generator pozwala uniknąć większości zagrożeń. Od beneficjentów nie wymaga się każdorazowo składania kopii wszystkich dokumentów finansowych, chociaż na etapie kontroli są one oczywiście weryfikowane.

Najtrudniej jest w programach regionalnych. Przedsiębiorcy do każdego wniosku o płatność muszą często załączać kopie wszystkich dokumentów, a wymagane opisy faktur i rachunków są niekiedy wyższe, niżby na to wskazywały ogólnie przyjęte normy. Szczególnej uwagi wymaga na przykład dzielenie każdej kwoty wynikającej z dokumentu księgowego nie tylko na koszty kwalifikowane i niekwalifikowane, a dalej wkład własny i dotację, ale również dotacji na wkład unijny i polski. Zwiększa się tu szansa na niewłaściwe zaokrąglenie części kwot – zasady nie są bowiem zbieżne z matematycznymi, a zaokrąglenie jednego grosza w niewłaściwym kierunku skutkuje kilkutygodniowym opóźnieniem w rozliczeniu wniosku. Do najczęściej popełnianych błędów należy również niewłaściwe potwierdzanie za zgodność z oryginałem. Wielu przedsiębiorców wprowadza też wymagane opisy dokumentów na kopii – to błąd. Opis powinien być bowiem umieszczony na oryginale, a dokument skopiowany wraz z nim. Kopiowanie nieopisanych jeszcze dokumentów, a potem przystawianie odpowiednich stempli na oryginale i kopii to błąd – mimo że co do treści dokumenty są identyczne.

Najczęściej popełniane błędy formalne

We wnioskach o dofinansowanie:

● złożenie wniosku po terminie,

● pozostawienie pustych pól w formularzu,

● złożenie wniosku na nieaktualnym formularzu,

● brak podpisów lub podpisy złożone przez osoby do tego nieuprawnione,

● niezgodność okresu realizacji zadania zawartego w harmonogramie planowanych działań z okresem, w którym powinna nastąpić jego realizacja,

● przedmiot dofinansowania niezgodny z katalogiem kosztów kwalifikowanych,

● błędy rachunkowe,

● brak lub błędne potwierdzenia kserokopii załączonych dokumentów za zgodność z oryginałem,

● brak części wymaganych załączników,

● rozbieżności między wersją papierową i elektroniczną wniosku.

We wnioskach o płatność:

● niewłaściwie określony okres sprawozdawczy,

● błędy rachunkowe,

● błędy w opisach dokumentów finansowych,

● uwzględnianie w rozliczeniu faktur pro forma,

● brak lub błędne potwierdzenia kserokopii załączonych dokumentów za zgodność z oryginałem,

● błędne wskazanie numeru rachunku bankowego, na który ma być przekazane dofinansowanie,

● błędny numer umowy o dofinansowanie,

● błędy w datach zapłaty,

● zbyt ogólne opisy przedmiotu zakupu na fakturach,

● brak potwierdzonych przez bank kursów walut przy płatnościach walutowych.