Gminy, powiaty i województwa w przeciwieństwie do przedsiębiorców prywatnych nie mogą negocjować szczegółów oferty z poszczególnymi ubezpieczycielami. Organizując przetarg na ubezpieczenie majątku, powinny zatem właściwie zabezpieczyć swoje interesy. Sposobem na to jest wprowadzenie dodatkowych klauzul umownych
Zgodnie z kodeksem cywilnym przez umowę ubezpieczenia ubezpieczyciel (zakład ubezpieczeń) zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, spełnić określone świadczenie w razie zajścia przewidzianego w umowie wypadku, a ubezpieczający zobowiązuje się zapłacić składkę. Ta definicja kodeksowa podkreśla wzajemne obowiązki stron umowy ubezpieczenia. Wynika z niej, że do głównych obowiązków gmin, powiatów i województw jako zamawiających te usługi należy opłacenie należnej składnik. Ich odpowiednikiem leżącym po stronie ubezpieczyciela jest wypłata należnego odszkodowania w przypadku zaistnienia zdarzenia objętego umową (np. zniszczenia mienia w przypadku pożaru lub włamania się do urzędu gminy).

Przygotowanie przetargu

W praktyce tak jak w przypadku każdego przetargu niezwykle istotne jest, aby zamawiający właściwie i w sposób wyczerpujący dokonał opisu przedmiotu zamówienia oraz wskazał jego wielkość lub zakres. W szczególności zamawiający powinien określić i wskazać informacje dotyczące kryteriów i warunków wymaganych od oferentów.
Należy również pamiętać, że zgodnie z przepisami o wykonywanie usługi mogą się ubiegać wykonawcy, którzy zgodnie z art. 22 ustawy – Prawo zamówień publicznych:
● posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
● posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału, technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia;
● znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
● nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 24 ustawy – Prawo zamówień publicznych.
Dodatkowo w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie może zabraknąć postanowień na temat wymaganych dokumentów, które zakład ubezpieczeń musi dołączyć do do oferty dla zamawiającego. Wśród nich nie może zabraknąć formularza oferty wykonanego według wzoru określonego w załączniku do specyfikacji. Szczególne miejsce zamawiający musi poświęcić również warunkom ogólnym ubezpieczenia oraz treści klauzul dodatkowych dla wszystkich ubezpieczanych ryzyk. Oprócz wskazanych postanowień w specyfikacji istotnych warunków zamówienia powinny się również znaleźć klauzule, z których będzie wynikało żądanie zamawiającego do złożenia oświadczeń oferenta co do:
● posiadania uprawnień do występowania w obrocie prawnym jako towarzystwo ubezpieczeń,
● posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia,
● sytuacji prawnej gwarantującej wykonanie zamówienia.
W tym miejscu warto przypomnieć, że zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Zamawiający w celu przeprowadzenia prawidłowej procedury przetargowej oraz dokonania wyboru rzetelnego wykonawcy powinien żądać aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo dokumentującego uprawnienie towarzystwa do podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej w zakresie ubezpieczeń. Ponadto powinien żądać wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie. Wykonawca powinien wskazać wartość usług, daty ich wykonania oraz odbiorców usług wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi te zostały wykonane należycie.
Na zakończenie podkreślić należy, że oświadczenia lub dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu zamawiający ma obowiązek wskazać w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub w zaproszeniu do składania ofert. W przypadku wymagania od wykonawcy dokumentów, które nie znalazły się we wskazanym powyżej wyliczeniu, wykonawca może zwolnić się od obowiązku przedstawienia takiego oświadczenia lub dokumentu.

Indywidualne potrzeby

Przy ocenie oferty ubezpieczeniowej jednostki samorządu terytorialnego nie powinny się kierować wyłącznie ceną polisy. Lepiej z punktu widzenia ochrony interesów samorządów, formułując ofertę zamówienia, dostosować polisę do indywidualnych potrzeb zamawiającego. Z tych względów osoby odpowiedzialne za przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia mogą wprowadzić mieszane kryteria wyboru najlepszej oferty zakładu. Przykładowo zatem przygotowując przetarg może wprowadzić postanowienie, zgodnie z którym o wyłonieniu zakładu ubezpieczeń w 80 proc. decydować będzie kryterium ceny, a w pozostałych 20 proc. odpowiednie klauzule zróżnicowane przez zamawiającego i dostosowane do jego indywidualnych potrzeb. Najczęściej jednak samorządy ograniczają swoją ocenę oferty do wysokości ceny.
W praktyce kryterium ceny nie zawsze będzie skutkowało najpełniejszą ochroną interesów jednostki samorządu terytorialnego. Z tych względów dobrym rozwiązaniem jest nie tylko wprowadzanie dodatkowych klauzul umownych dostosowanych do indywidualnych możliwości, ale także różnicowanie ich wagi przy ocenie oferty. Przykładowo gmina Gubin, organizując przetarg nieograniczony na usługi ubezpieczeniowe dla samorządu, przyjęła, że przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie się kierowałnastępującymi kryteriami:
● Cena = 50 proc.
● Jakość oferty = 50 proc.
W tym przypadku jakość oferty to zakres ochrony ubezpieczeniowej wynikający z ogólnych oraz szczególnych warunków ubezpieczenia, zgoda oferenta na rozszerzenie ochrony ubezpieczeniowej o wnioskowane w zamówieniu warunki szczególne (klauzule) i brak lub niska wartość ewentualnych udziałów własnych i franszyz.
Niemniej jednak tak jak różne są potrzeby i plany gmin powiatów i województw, tak też nie ma standardowego i ujednoliconego katalogu klauzul stosowanego przez samorządy. Podobnie jest również w przypadku ich oceny. Wszystko tak naprawdę zależy od preferencji i potrzeb danej jednostki samorządu terytorialnego. Przykładowo niektóre samorządy za obligatoryjną uznają klauzulę automatycznego pokrycia, inne wręcz przeciwnie: traktują ją jako fakultatywną i bardzo nisko oceniają jej wagę. Tu wszystko zależy od tego, czy gmina przewiduje wzrost wartości swojego majątku. Jeśli ulega on istotnym zmianom w ciągu roku, to taka klauzula będzie wręcz niezbędna. Warto w takim przypadku zapisać, że ubezpieczyciel obejmuje automatyczną ochroną ubezpieczeniową nowo nabyte mienie bez konieczności wcześniejszej deklaracji, jeśli jego wartość nie przekracza np. 20 proc. posiadanego już mienia. Automatyczną ochroną obejmowane może być także mienie, w części odpowiadającej wzrostowi wartości tego mienia wynikającego z ulepszenia (modernizacji, remontu itp.) lub wynikającego z odpowiednich przepisów obowiązku przeszacowania wartości. W takim przypadku odpowiedzialność ubezpieczyciela rozpoczyna się z chwilą zwiększenia sumy ubezpieczenia, pod warunkiem że ten wzrost nie przekracza 10 proc. kwoty ustalonej w umowie.
Taka klauzula powinna być również powiązana z klauzulą rezygnacji z proporcji przy wyliczaniu odszkodowania. W takim przypadku klauzula ta zagwarantuje samorządowi, że w przypadku zaniżenia wartości ubezpieczanego mienia towarzystwo nie obniży odszkodowania w takiej samej proporcji. W praktyce spotykane są rozwiązania, w których całkowicie wyłączona jest zasada proporcji. Innym łatwiejszym do zaakceptowania przez zakład ubezpieczeń rozwiązaniem jest wyłączenie zasady proporcji, jeśli niedoubezpieczenie nie przekracza 10 proc. Można też postarać się o wprowadzenie klauzuli, że zasada proporcji nie będzie miała zastosowania do małych szkód, np. nieprzekraczających 10 proc. sumy ubezpieczenia.



Trudne negocjacje

Bardzo trudno jest uzyskać klauzulę objęcia odpowiedzialnością towarzystwa szkód spowodowanych nieszczelnością dachów, rynien, szczelin w złączach płyt i uszkodzeń stolarki okiennej. To istotne ryzyko, bo wiadomo, że często mienie samorządow jest zaniedbane i takich szkód może być dużo. Dlatego standardowo jest ono wyłączone z warunków umowy. To, czy jego objęcie będzie realne, w dużej mierze zależy od danych przedstawionych przez gminę, dotyczących liczby takich szkód w poprzednich latach.
Problem może się też pojawić przy poszukiwaniu oferty przewidującej wypłatę odszkodowania w przypadku dewastowania mienia samorządu np. przez graffiti. W praktyce to opcja często dodawana jest nie tyle do samego pakietu ubezpieczenia od ognia i innych zdarzeń losowych, ile do pakietu, w którego skład wchodzi ogień oraz ubezpieczenie na wypadek kradzieży. W takim wypadku mamy dostęp do klauzuli ochrony na wypadek wandalizmu i dewastacji, a dodatkowo wymienione jest graffiti.
Nie powinno być natomiast problemu z zaakceptowaniem klauzuli prolongaty zapłaty składki. Przewiduje ona, że jeśli składka opłacana jest w ratach, to brak płatności w określonym terminie może skutkować ustaniem odpowiedzialności ubezpieczyciela, ale tylko wtedy, gdy po upływie tego terminu wezwał ubezpieczającego do zapłaty z zagrożeniem, że dopiero brak wpłaty w ciągu siedmiu dni czy nawet dłuższym, np. 14 dni od dnia otrzymania wezwania, spowoduje ustanie odpowiedzialności.
Kolejnym niezbędnym i ważnym postanowieniem umownym jest klauzula reprezentantów. Dzięki niej ryzykiem ubezpieczyciela objęte zostaną szkody wyrządzone przez pracowników. Klauzula ta najczęściej przewiduje wyłączenie z zakresu odpowiedzialności szkód wyrządzonych umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa przez osoby reprezentujące ubezpieczającego, czyli osoby, które z mocy prawa, statutem czy innymi obowiązującymi przepisami uprawnione są do zarządzania daną jednostką samorządu terytorialnego czy przedsiębiorstwami należącymi do samorządu.
Nie powinno być też problemów z klauzulami dotyczącymi szkód. Warto zapisać np., że ubezpieczający ma obowiązek zgłoszenia szkody niezwłocznie, ale nie później niż w ciągu pięciu dni roboczych od daty powstania szkody lub podjęcia o niej wiadomości. W umowie powinna się też znaleźć klauzula powołania ekspertów, przewidująca, że ubezpieczyciel pokrywa do określonego w umowie limitu poniesione przez ubezpieczającego konieczne, uzasadnione i udokumentowane koszty ekspertyz rzeczoznawców związane z ustaleniem zakresu i rozmiaru szkody.

Niezbędne dodatki

W związku z ostatnio występującym zdarzeniami atmosferycznymi, np. powodziami i huraganami, warto w specyfikacji istotnych warunków ubezpieczenia dokładnie określić, co rozumiemy przez te pojęcia, nie zostawiając towarzystwu dowolności w interpretacji.
Nie bez znaczenia jest również przygotowanie specyfikacji i następcza ocena tej oferty pod kątem sprzętu elektronicznego, którego nie brakuje dzisiaj w każdej jednostce samorządu terytorialnego. Jak wiadomo, awarie w tym zakresie praktycznie paraliżują pracę każdego podmiotu. Aby zabezpieczyć się przed długotrwałym zakłóceniem pracy danej jednostki, warto również wprowadzić do umowy klauzulę szybkiej likwidacji szkód w tym zakresie.
Innym słowy chodzi o to, żeby ubezpieczyciel zobowiązał się, iż pokryje wszelkie koszty związane z szybkim naprawieniem szkód, i wyraził zgodę na uproszczoną procedurę ich likwidacji. W praktyce najlepszym rozwiązaniem w przypadku awarii technicznych mienia, których przywrócenie do pracy jest niezbędne do normalnego działania jednostki (np. centrala telefoniczna, serwer i komputery) jest wyłączenie bezpośrednich oględzin uszkodzonego sprzętu przez ubezpieczyciela. Takie rozwiązanie znacząco skraca czas przywrócenia normalnego funkcjonowania dotkniętej awarią jednostki. Dzięki takiemu postanowieniu do likwidacji szkody zamiast czasochłonnych i częstych długich oczekiwań na likwidatora z zakładu wystarczy zawiadomienie towarzystwa ubezpieczeń o szkodzie, a następnie przesłanie mu protokołu opisującego przyczynę zdarzenia i rozmiary szkody. Umożliwi to ekspresowe przystąpienie do naprawy uszkodzonego sprzętu. Potem do rozliczenia wystarczy opisanie sposobu naprawy i dołączenie dokumentujących ten fakt faktur.
Aby uniknąć długotrwałych procesów, warto się również zastanowić nad wprowadzeniem do umowy klauzuli polubownego rozstrzygania sporów. Jej celem jest jak najszybsze wyjaśnienie sprawy. Klauzula ta powinna przewidywać, że spory wynikłe z istnienia i stosowania umowy strony mogą poddać pod rozstrzygnięcie sądu polubownego. Równocześnie takie postanowienie umowne można dodatkowo zabezpieczyć klauzulą, zgodnie z którą jeżeli w ciągu 14 dni druga strona nie odpowie na wniosek drugiej o poddanie sporu pod sąd polubowny, przyjmuje się, że strona nie zgodziła się na takie rozstrzygnięcie. W takim wypadku właściwy powinien być sąd siedziby ubezpieczającego. To drugie postanowienie umowne spowoduje, że w przypadku negatywnego stanowiska stron umowy i wyrażenia go na piśmie sprawą będzie musiał się zająć sąd powszechny. Z drugiej jednak strony, przyśpiesza całe postępowanie, przyjmując tzw. klauzulę milczącej akceptacji. Omówione klauzule nie są jedynymi, które powinny się pojawiać w umowach ubezpieczenia. Inne uzależnione są od potrzeb danej jednostki samorządu terytorialnego.

Spełnienie świadczenia

Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego ubezpieczyciel obowiązany jest spełnić świadczenie w terminie trzydziestu dni, licząc od daty otrzymania zawiadomienia o wypadku. Gdyby wyjaśnienie w powyższym terminie okoliczności koniecznych do ustalenia odpowiedzialności ubezpieczyciela albo wysokości świadczenia okazało się niemożliwe, świadczenie powinno być spełnione w ciągu 14 dni od dnia, w którym przy zachowaniu należytej staranności wyjaśnienie tych okoliczności było możliwe. Przepisy kodeksu cywilnego chronią jednak objęte umową samorządy, przewidując, że w bezsporną część świadczenia ubezpieczyciel powinien spełnić w terminie 30 dni.



Jak oceniać ofertę ubezpieczyciela
Przykładowe postanowienie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczące oceny oferty ubezpieczeniowej:
Punktowanie ceny:
● P 1 – liczba otrzymanych punktów za cenę
● A – cena najniższa spośród otrzymanych ofert
● B – cena badanej oferty
● P 1 = (A: B) x 200
Maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów za cenę = 200
Jakość ofert punktowana będzie w następujący sposób:
Za zgodę na zastosowanie każdej klauzuli w treści, która nie ogranicza zakresu ochrony w stosunku do oczekiwanej przez zamawiającego, wykonawca otrzyma liczbę punktów określoną dla niej w formularzu ofertowym.
Przykład: Za zgodę na zastosowanie klauzuli reprezentantów w ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej wykonawca otrzyma 20 punktów.
1. Brak udziału własnego w szkodzie:
● 10 pkt w ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej oraz mienia od zdarzeń losowych
● 3 pkt w ubezpieczeniu od kradzieży z włamaniem i rabunku
● 4 pkt w ubezpieczeniu sprzętu elektronicznego
● 2 pkt w ubezpieczeniu szyb od stłuczenia
● 5 pkt w ubezpieczeniu następstw nieszczęśliwych wypadków
2. Wysokość ewentualnego udziału własnego:
● od 0 do 10 pkt w ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej oraz mienia od zdarzeń losowych
● od 0 do 3 pkt w ubezpieczeniu od kradzieży z włamaniem i rabunku
● od 0 do 4 pkt w ubezpieczeniu sprzętu elektronicznego
● od 0 do 2 pkt w ubezpieczeniu szyb od stłuczenia
● od 0 do 5 pkt w ubezpieczeniu następstw nieszczęśliwych wypadków
Największą liczbę punktów otrzyma oferta, w której udział własny będzie najniższy, a najmniejszą liczbę punktów otrzyma oferta, w której udział własny będzie najwyższy.
Liczba punktów zostanie wyliczona w następujący sposób:
● (X: Y) x 10 w ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej oraz mienia od zdarzeń losowych
● (X: Y) x 3 w ubezpieczeniu od kradzieży z włamaniem i rabunku
● (X: Y) x 4 w ubezpieczeniu sprzętu elektronicznego, kradzieży z włamaniem i rabunku oraz
dewastacji
● (X: Y) x 2 w ubezpieczeniu szyb od stłuczenia
● (X: Y) x 5 w ubezpieczeniu następstw nieszczęśliwych wypadków
gdzie X stanowi wartość najniższego udziału własnego, Y stanowi wartość udziału własnego w ofercie badanej.
W przypadku wystąpienia w ofercie udziału własnego = 0, dla celów wyliczenia punktacji zostanie
podstawiona wartość = 1
Jeżeli udział własny będzie określony procentowo, zostanie przeliczony na kwotę odpowiadającą wskazanemu procentowi sumy ubezpieczenia (nie dotyczy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, gdzie wymagana jest wartość wyrażona w procentach).
● Brak franszyz redukcyjnej i integralnej lub ich wysokość punktowana będzie identycznie jak w przypadku udziału własnego w liczbie punktów określonej dla nich w formularzu ofertowym
● Maksymalna liczba punktów możliwa do otrzymania za każdy warunek szczególny, udział własny lub franszyzę w poszczególnych ryzykach jest wskazana w formularzu ofertowym.
Źródło: Urząd Gminy Gubin
4 kroki
Oceny oferty ubezpieczeń
1 Przygotowanie kompleksowej oferty
Przed przygotowaniem oferty należy określić wagę poszczególnych elementów, np. 70 proc. cena i 30 proc. klauzule dodatkowe.
2 Porównanie warunków
Porównać oferty cenowe według wzoru: cena najniższej oferty podzielona przez cenę oferty badanej, razy 100, razy 70 proc. Przy takim wzorze oferta z ceną najniższą, np. 100 tys. zł, dostanie 70 pkt. Oferta na 110 tys. zł dostanie wtedy niecałe 64 punkty.
3 Wybór klauzul umownych
Klauzulę można ocenić na dwa sposoby, m.in. przez przyznanie poszczególnym klauzulom określonej wartości procentowej, tak żeby idealna oferta dała 30 proc. Lepszym rozwiązaniem jest jednak przydzielenie każdej z klauzul punktów i pomnożenie tej wartości przez 30 proc. Jest też stosowana podobna metoda, polegająca na pomnożeniu liczby punktów badanej oferty przez 100 i podzieleniu tej wartości przez liczbę punktów uzyskaną przez najlepszą ofertę liczby punktów z najlepszej oferty, przez ocenianą i pomnożeniu otrzymanej wartości przez 30 proc.
4 Wybór zakładu ubezpieczeń
Obie uzyskane w ten sposób wartości trzeba zsumować. Wygrywa ta oferta, która dostanie więcej punktów. Im bardziej zaawansowany program ubezpieczeniowy, tym większą wagę można przykładać do klauzul (np. 40 proc.) niż do ceny (np. 60 proc.).
Podstawa prawna
Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).
Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn.zm.).