Użytkownicy floty samochodowej muszą mieć świadomość pełnej odpowiedzialności za auta. W wielu firmach wciąż pokutuje jednak przekonanie, że wóz służbowy jest najlepszy – bo bezpłatny i nie trzeba o niego dbać. Trzeba, jak o własny! O czym przekonają się ci, którym służbowy pojazd ukradną złodzieje.

Na pozór sprawa jest prosta. W myśl artykułu 124 paragraf 1 kodeksu pracy, pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się narzędzia i instrumenty (w tym np. samochód służbowy) odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Prawnicy są zgodni, że owo sprawowanie pieczy nad powierzonym samochodem musi wiązać się z zachowaniem jeszcze większej staranności, niż zwykła dbałość o dobro zakładu pracy wykorzystywane przez pracownika, o czym mowa w artykule 100 wspomnianego kodeksu.

Sprawa jest jednak w miarę prosta i przejrzysta dla pracodawcy tylko wówczas, gdy zawczasu zadba o swoje interesy. A dokładniej – we właściwy sposób przekaże pojazd podwładnemu.

Zacząć trzeba od wyboru: czy samochód powierzany jest wyłącznie do użytkowania w celach służbowych, czy też także do korzystania poza godzinami pracy. W pierwszym wypadku (po pracy samochód zostaje w firmie) odpowiedzialność za szkody czy kradzież generalnie ponosi pracodawca. Chyba, że pracownik spowoduje szkodę (np. wypadek) lub przez swoje ewidentne niedbalstwo doprowadzi do utraty pojazdu (np. zostawiając wóz otwarty z kluczykami wewnątrz). W takich sytuacjach odpowiedzialność za powierzone mienie przechodzi na pracownika.

Inaczej jest, gdy mamy do czynienia z użytkowaniem samochodu także do celów prywatnych. Tu pomocna jest stosowana umowa. W niej można opisać dokładne warunki użytkowania auta i odpowiedzialność za nie. Przydatny będzie także jasny regulamin użytkowania samochodów w danej firmie. Właśnie w umowie i/lub regulaminie firma może określić, w jaki sposób pracownik powinien zadbać o samochód. Przykładowo, zobowiązać go do korzystania z garażu lub parkingu strzeżonego bądź monitorowanego.

Jeśli wówczas na skutek zaniechania pracownika, i np. pozostawienia pojazdu na noc na ulicy, samochód ulegnie uszkodzeniu lub utracie, pracownik w pełni za niego odpowiada. Zgodnie z prawem musi zwrócić pracodawcy równowartość powstałej szkody. Bowiem ta powstała z przyczyn zależnych od pracownika.

Dochodzi tu jeszcze jedne warunek. A mianowicie samochód musi być „prawidłowo powierzony” pracownikowi. Poprzez jego fizyczne i bezpośrednie przekazanie bądź przez upoważnienie do objęcia w posiadanie od osób trzecich.

Co istotne, to pracodawca musi wykazać, dochodząc swych roszczeń, że powstała szkoda wynikła z przyczyn zależnych od pracownika. Czyli z powodu niespełnienie przez niego warunków umowy lub regulaminu. Wyrażenie „przyczyny zależne” jest tu niezwykle istotne. Jeśli bowiem pracownik, mimo dobrych chęci, przykładowo nie miał możliwości skorzystania z garażu lub parkingu strzeżonego, może być zwolniony z odpowiedzialności za wóz.

Kłopotów nie powinno być także z określeniem realnej straty pracodawcy w sytuacji, gdy wykaże on zaniedbanie ze strony pracownika. Będzie to bądź koszt napraw plus suma ewentualnych dodatkowych strat związanych z uszkodzeniem, bądź, w przypadku kradzieży, faktyczna rynkowa wartość pojazdu. Tę łatwo wyliczyć znając wiek auta, wyposażenie, przebieg i stan techniczny, przy czym bardzo pomocna może być regularnie uzupełniana o adnotacje dotyczące badań technicznych książka gwarancyjna wozu albo (w przypadku starszych pojazdów) przynajmniej dowód rejestracyjny z podstemplowanymi badaniami okresowymi.

I jeszcze jedna uwaga, która często pracodawcom umyka. Gdy wspominany pracownik korzysta ze służbowego samochodu do celów prywatnych (a koszty całego paliwa ponosi pracodawca), automatycznie zwiększa się jego przychód. Oczywiście przychód, który zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych podlega opodatkowaniu.

Jakub Kuźniak