Najważniejszy jest wybór urządzenia – trzeba dostosować je do potrzeb firmy. Należy zastanowić się, ile stron miesięcznie będziemy drukować, jak ważny jest dla nas druk kolorowy (i czy w ogóle jest potrzebny), jak ważna jest jakość wydruków, do jakich maksymalnych obciążeń urządzenie powinno być dostosowane i ile osób będzie z niego korzystać. Odpowiedzmy też na pytanie, czy interesuje nas tylko drukowanie, czy może również skanowanie, kopiowanie i faksowanie. Nie można zapomnieć także o zaplanowaniu budżetu na zakup i eksploatację. Z kilkuset urządzeń dostępnych na rynku tylko kilka lub kilkanaście spełni wymagania. Potem pozostanie już tylko porównanie kosztów urządzeń oraz kosztów materiałów eksploatacyjnych w nich wykorzystywanych. Generalna zasada jest taka, że im urządzenie jest droższe w chwili zakupu, tym tańsza będzie jego eksploatacja (najważniejsze jest więc oszacowanie liczby wydruków).

Aby zaoszczędzić na wydrukach, można korzystać z alternatywnych materiałów eksploatacyjnych (zamienników). Ciekawym rozwiązaniem dla biznesu jest wypożyczenie urządzenia – płacimy wtedy za rzeczywistą liczbę wydrukowanych stron (drukarka jest własnością wypożyczającego). Warto także zainstalować oprogramowanie zarządzające na bieżąco kontrolą kosztów wydruku, zgłaszające wyczerpywanie się materiałów eksploatacyjnych i prezentujące, jak poszczególni użytkownicy wykorzystują urządzenie.

Wybór urządzenia drukującego do firmy zależy od wielkości przedsiębiorstwa i jego potrzeb (np. liczby osób, które mają korzystać z drukarki, specyfiki pracy biura, liczby drukowanych stron). Małe firmy jako główne urządzenie do obsługi wybierają najczęściej laserowe drukarki monochromatyczne. Często dokupują też atramentowe urządzenia wielofunkcyjne, które są wykorzystywane do wydruków kolorowych oraz kopiowania i skanowania.

Średnie przedsiębiorstwa preferują laserowe urządzenia wielofunkcyjne (monochromatyczne lub kolorowe), które charakteryzują się zwiększoną wydajnością oraz niższymi kosztami eksploatacji. W dużych firmach najczęściej wykorzystywane są wielofunkcyjne kombajny o wydajności kilkuset tysięcy stron miesięcznie i prędkościach ponad 50 stron na minutę.

Zbigniew Mądry
członek zarządu spółki AB