Dla przedsiębiorców zakup i utrzymanie floty pojazdów wiąże się z istotnymi kosztami. Niekiedy bywają one tak duże, że stanowią drugą po płacach pozycję w firmowym budżecie. Wydatki na samochody można jednak obniżyć w kilku obszarach. Jednym z najistotniejszych jest umiejętne zarządzanie szkodowością.

Szkodowość i polityka flotowa

Szkodowość to stosunek wypłaconych przez towarzystwo ubezpieczeniowe odszkodowań komunikacyjnych do zebranych składek. Ma ona bezpośredni wpływ na wysokość składek ubezpieczeniowych.

Zdaniem ekspertów, nie można dobrze zarządzać szkodowością parku pojazdów nie mając wdrożonej polityki flotowej. Jest ona niezbędnym elementem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa, korzystającego w swojej działalności z floty samochodów.

– Celem menedżerów flot oraz właścicieli firm powinno być zapewnienie kierowcom maksymalnego bezpieczeństwa, a tym samym utrzymanie pełnej mobilności i ograniczenie szkodowości w firmie. Ułatwia to polityka flotowa, określająca zarówno zasady korzystania z samochodów służbowych, ogólne zasady postępowania na drodze, jak również, co bardzo ważne, określająca system kar i nagród dla użytkowników samochodów służbowych powiązany z liczbą szkód, do których doszło z ich winy. Jest to jeden ze strategicznych dokumentów dla floty – mówi Maciej Zwiewka, kierownik Działu Sprzedaży Flotowej, Makro Region Polska Północ/Zachód, Departament Finansowania i Zarządzania Flotą, Volkswagen Financial Services.

Polityka flotowa reguluje na przykład kwestie bezpieczeństwa pracowników oraz właściwego użytkowania i dbania o powierzony kierowcy samochód. W przypadku zdarzeń drogowych czy parkingowych z udziałem firmowego samochodu, dokument opisuje również procedury i sposoby zachowania. Definiuje także zakres odpowiedzialności finansowej kierowcy za szkody przez niego spowodowane.

– Polityka flotowa to nic innego, jak rodzaj regulaminu użytkowania służbowych aut. Taki dokument określa miedzy innymi jasne zasady korzystania z pojazdów przez pracowników na każdym szczeblu, z zarządem włącznie. Aby polityka była skuteczna, zasady muszą być znane i respektowane przez wszystkich pracowników, bez wyjątków. – dodaje Maciej Zwiewka.

Zdarzenia drogowe drogo kosztują

Auta służbowe pokonują zazwyczaj dużo więcej kilometrów niż prywatne, czasem nawet dwu-trzykrotnie więcej. To oznacza, że są też dużo bardziej narażone na stłuczki i wypadki. Zdarzenia na drodze, poza zagrożeniem dla życia i zdrowia kierowców, powodują również konieczność serwisowania auta.
Oznacza to nie tylko łatwy do przewidzenia wzrost składki ubezpieczenia w kolejnym okresie czy konieczność poniesienia przez firmę kosztów udziału własnego czy franszyzy integralnej. Ograniczenie mobilności pojazdu i kierowcy przekłada się na niższe przychody, na przykład poprzez mniejszą liczbę kontraktów czy dostaw, a także na wewnętrzną dezorganizację. Szczególnie duży wpływ na morale zatrudnionych mają informacje o poważnych wypadkach z udziałem ich współpracowników.

– Zmniejszenie szkodowości jest więc istotne nie tylko ze względów „budżetowych”, choć dla firm stanowią trzeci w kolejności wydatek w ramach TCO (total cost of ownership), czyli w całkowitych kosztach posiadania i użytkowania firmowych aut. – podkreśla ekspert Volkswagen Financial Services.

Jazda w dobrym stylu

Tymczasem koszty ubezpieczenia, ale i po części serwisowania pojazdów, zależą od stylu jazdy ich użytkowników. Bardziej dynamiczna, ostra, agresywna – przekłada się na szybsze zużywanie tarcz i klocków hamulcowych czy skrzyni biegów, a przy tym znacznie zwiększa ryzyko stłuczek i wypadków.
Na obniżenie poziomu szkodowości wpływa ograniczenie i zminimalizowanie liczby takich zdarzeń, w których biorą udział firmowe samochody. Drogą do tego jest wyposażenie aut w czujniki parkowania i systemy wspierające kontrolę oraz bezpieczeństwo jazdy. Z pomocą przyjdzie też nowoczesna technologia, a dokładnie zastosowanie telematyki, będącej połączeniem informatyki i telekomunikacji.

Kluczowa telematyka

Systemy i urządzenia telematyczne mogą mieć różne formy – od aplikacji na smartfony bazujących na danych (w tym GPS) odbieranych przez telefon kierowcy, do zaawansowanych urządzeń (tzw. black box) montowanych wewnątrz pojazdu i łączących się z urządzeniami odbiorczymi podmiotu analizującego dane, np. firmy CFM. Dzięki telematyce możliwa jest kontrola i analiza zebranych informacji, co pomaga usprawnić funkcjonowanie floty, a jednocześnie zwiększyć bezpieczeństwo kierowców i uzyskać wymierne oszczędności. Telematyka przynosi też wymierne korzyści w obszarze kontroli eksploatacji pojazdów.

– Poprzez analizę spalania, monitorowanie stylu jazdy czy liczby kilometrów pokonywanych prywatnie, firmy mogą obniżać zużycie paliwa, a tym samym kosztów związanych z flotą. Przypomnę, że w całkowitych kosztach posiadania samochodu, paliwo i płyny eksploatacyjne stanowią około 30 proc. wydatków. Takie działanie pośrednio przyczynia się także do zmniejszenia emisji szkodliwych substancji, co jest konkretnym pożytkiem dla środowiska w przypadku obniżenia konsumpcji paliwa w skali całej floty w ciągu roku. – tłumaczy Maciej Zwiewka.

„Grywalizacja” i nagrody dla kierowców

Monitorowanie stylu jazdy użytkowników samochodów pozwala przedsiębiorcom wykorzystać zgromadzone dane np. do stworzenia rankingu kierowców i wprowadzenia systemu motywacyjnego z elementami „grywalizacji”. Ci, którzy mogą się pochwalić bezszkodowym stylem jazdy, otrzymują wówczas premie lub konkretne przywileje.
 
Eksperci podpowiadają, by publikować co miesiąc listę użytkowników aut z ich rankingiem szkodowości i innymi parametrami wpływającymi na zrównoważoną jazdę. To pozwoli na rzetelne i obiektywne wyłonienie najlepszych kierowców w przedsiębiorstwie.

– Takie rozwiązanie służy jeszcze jednemu celowi: użytkownicy pojazdów uczą się dobrych nawyków i wzorców bezpiecznego, przemyślanego stylu jazdy. Wzmocnieniem systemu motywacyjnego mogą być nagrody finansowe lub rzeczowe, np. premie uznaniowe, ale też dodatkowe szkolenia, przydzielenie lepiej wyposażonego samochodu czy możliwość wyboru marki i modelu auta. – wymienia Maciej Zwiewka
z Volkswagen Financial Services.

Pracownikowi może też przysługiwać pierwokup pojazdu po okresie eksploatacji, co może motywować go do większej dbałości o stan auta. Jedną z nagród może być też zwrot kary finansowej, nałożonej na danego pracownika w poprzednim okresie za szkody.

Edukacyjne karanie

Jeśli wprowadzamy nagrody, to powinny być i kary. Przy ich ustalaniu najlepiej kierować się zasadą, że kara powinna odstraszać, a nie krzywdzić. W innym przypadku może zniechęcać potencjalnych pracowników do zatrudniania się w firmie. Za co więc wprowadzić kary? Na przykład za ponadnormatywne zużywanie pojazdu, złamanie obowiązku dbania o jego stan (m.in. za niezgłaszanie usterek mechanicznych czy technicznych) lub za szkody powstałe z winy pracownika. Kara może polegać na partycypowaniu w kosztach likwidacji szkód powstałych z winy użytkownika, udziale w szkoleniu z bezpiecznej jazdy częściowo finansowanym przez samego pracownika, czy na utraceniu prawa do prywatnego używania samochodu po godzinach pracy.

Niższa szkodowość to niższe koszty dla firm
Firmowe samochody na liście wydatków przedsiębiorców mają wysoką pozycję, często zaraz za kosztami pracowniczymi. To jeden z głównych powodów, dla których tak ważne jest minimalizowanie szkodowości firmowych aut, a tym samym – nakładów na ubezpieczenia komunikacyjne.

Elementy polityki flotowej
1.    Zasady przydzielania i korzystania z samochodów służbowych
2.    Ogólne zasady bezpieczeństwa, w tym:
-    zasady postępowania w warunkach ubezpieczenia
-    zasady bezpieczeństwa „w drodze”
-    zasady postępowania w przypadku szkody