Inwestycja w ERP może przynieść bardzo wysoką stopę zwrotu. Główne zalety systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa to: spójność i porządek w przepływach fianansowych, odpowiedni podział obowiązków, pełna kontrola nad działalnością przedsiębiorstwa na każdym szczeblu. Oczywiście mają też wady i zagrożenia: wymagają odpowiedniego szkolenia dla pracowników, odpowiedniej dokumentacji i ujednoliconych praktyk. Czy warto?

Oprogramowanie ERP (Enterprise Resource Planning), czyli systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa jest najczęściej eksportowaną usługą IT do krajów Europy Środkowej i Wschodniej, wynika z badań firmy badawczej DiS, która od 14 lat bada rynek IT. Kto sprzedaje te usługi? Znaczącym dostawcą jest Polska. Nasze firmy sprzedały w zeszłym roku aż 105 takich projektów. Od momentu przystąpienia Polski do UE coraz więcej firm z Białorusi, Bośni i Hercegowiny, Bułgarii, Chorwacji, Czech, Estonii, Litwy, Łotwy, Rosji, Rumunii, Serbii, Słowacji, Słowenii, Ukrainy, Węgier importuje produkty i usługi IT z Polski.

Potężne lecz skomplikowane narzędzie

Rozwiązania ERP w wielu przypadkach są skutecznym narzędziem pomagającym przeprowadzić bezbolesną redukcję kosztów przedsiębiorstwa w długim okresie. Są to rozbudowane systemy informatyczne, obejmujące często całe przedsiębiorstwo. Ich zadaniem jest koordynacja wszystkich zasobów, przepływu danych oraz procesów niezbędnych np. do realizacji zamówienia lub fakturowania.

Docelowo mogą zarządzać wszystkimi procesami począwszy od produkcji, logistyki, finansów, projektów, zasobów ludzkich aż po obsługę klienta. Pozwalają wszystkim działom firmy korzystać z jednej zintegrowanej bazy danych, do której systemy poszczególnych departamentów podłączone są na zasadzie modułów. Dzięki temu każdy pracownik posiadając odpowiednie uprawnienia, może mieć na bieżąco dostęp do zgromadzonych w mniej informacji.

Dzięki ERP firma może wykorzystać najnowocześniejsze aplikacje informatyczne, aby usprawnić wytwarzanie oraz dystrybucję produktów i usług. Przedsiębiorstwa, którym uda się je umiejętnie wdrożyć, mogą liczyć na szybki przepływ informacji i dostosować na bieżąco podaż do tak zmiennego w dzisiejszych czasach popytu. ERP pozwalają też lepiej zsynchronizować pracę zespołu, usprawnić pracę nad projektami i dzięki temu sprawić, że praca w firmie stanie się wydajniejsza, a koszty ogólne spadną.

Duże przedsięwzięcie

Współczesne aplikacje informatyczne pozwalają zintegrować pracę wszystkich działów przedsiębiorstwa w jednym programie. Już na pierwszy rzut oka widać, że budowa i implementacja takiego systemu to ogromne wyzwanie. Dlatego ERP dostarczają firmom zwykle wyspecjalizowane firmy konsultingowe dysponujące odpowiednim know-how i ogromnymi zasobami IT. Zwykle wdrożenie systemu ERP wiąże się z dużymi nakładami, jednak jeśli zostanie wykonane należycie, zwróci się klientowi z nawiązką.

Zintegrowany system informatyczny pozwala połączyć w jednej aplikacji przestarzałe programy, które w wielu firmach funkcjonują osobno w działach finansów, sprzedaży, zasobów ludzkich czy produkcji. Dzięki temu pracownik magazynu może natychmiast przystąpić do realizacji zamówienia albo sprawdzić, czy opłata za dany produkt wpłynęła już na konto spółki.

Dobre rozwiązanie ERP jest elastyczne, dlatego nie musi oznaczać rezygnacji poszczególnych działów firmy z oprogramowania, do którego zdążyli już się przyzwyczaić pracownicy. Co więcej, w ramach systemu można dostosowywać do zmian poszczególne jego elementy.

Nowy trend

Nowoczesne systemy zarządzania wciąż są dla wielu firm nowością. Nic dziwnego, ich historia nie jest długa – ma około 30 lat. Rozwój dużych korporacji, współczesnego marketingu oraz globalizacja rynków sprawiły, że firmy musiały dostosować produkcję i dystrybucję do ciągłych zmian w prognozach sprzedaży czy też zmierzyć się z koordynacją coraz bardziej skomplikowanych procesów.

Doprowadziło to do rozwoju poszczególnych technik zarządzania procesem produkcji takich jak: MRP (Material Requirement Planning), czyli planowanie zapotrzebowania materiałowego, MRPII (Manufacturing Requirement Planning), czyli planowanie zapotrzebowania produkcyjnego oraz MR3 (Manufacturing Resource Planning), czyli planowanie zasobów produkcyjnych.

Jednocześnie wraz z rozwojem informatyki powstawały pierwsze procesy wytwarzania wspomagane przez komputer, takie jak CIM (Computer Integrated Manufacturing). Ostatnim ogniwem w łańcuchu tej korporacyjnej ewolucji jest właśnie ERP, który powstał w wyniku syntezy tych elementów.
Aby dane rozwiązanie zyskało szczytne miano ERP, musi łączyć ze sobą zarządzanie co najmniej dwoma procesami np. produkcją i dostawami. Jednak najbardziej rozbudowane rozwiązania oferowane przez duże firmy konsultingowe mogą zintegrować praktycznie wszystkie funkcje przedsiębiorstwa. Rozwiązania ERP stały się popularne w Stanach Zjednoczonych w latach 1990.



Co oznacza to dla firmy

W dużych organizacjach, które nie korzystają z rozwiązań ERP, każdy z działów posiada własne systemy zarządzania nie komunikujące się ze sobą. Tworzy to sieć niepowiązanych baz danych np. działu finansowego, HR czy sprzedaży. Przez to, jeśli pojawi się w nich błąd, chociażby ludzki albo niekompatybilność formatów, ani zarząd, ani inne komórki organizacji nie są w stanie ich szybko wychwycić.

Pierwsze systemy ERP pobierały dane z oddzielnych, niewspółpracujących ze sobą aplikacji. Z czasem rozwiązania te zaczęto wdrażać kompleksowo. Nad dostosowaniem struktur ERP i organizacji, którą wspomaga, mogą pracować zarówno outsourcer (zwykle firma konsultingowa), jak i klient. Ze względu na złożoność usługi ERP oraz na znaczną ingerencję w strukturę organizacji, podczas wdrażania i kontroli projektu, obie strony współpracują na zasadzie wymiany najlepszych praktyk (Best Practices).

Wmontowanie w przedsiębiorstwo skutecznego ERP może trwać nawet ponad 12 miesięcy. Z uwagi na rozmiar zmiany, jaką wywołuje zwykle w organizacji wprowadzenie ujednoliconego systemu wymiany informacji, specjaliści od zarządzania zwracają uwagę na istotne zagrożenie. Przed przystąpieniem do projektu zarząd firmy powinien dokładnie zbadać, czy w wyniku restrukturyzacji nie straci ona istotnych elementów przewagi konkurencyjnej. Niebezpieczeństwo to zmniejsza się w czasach gospodarczego spowolnienia, kiedy przedsiębiorstwa muszą wprowadzać istotne zmiany. Z uwagi na ich technologiczny charakter rozwiązania ERP są często standaryzowane. Firmy konsultingowe zaczynają tworzyć ofertę dla klienta w oparciu o schematy sprawdzonych rozwiązań dla poszczególnych działów. Najbardziej uniwersalne są moduły przepływów finansowych i ich księgowania.

Systemy ERP pomagają skutecznie przechodzić kontrole audytowe ze względu na to, że cała dokumentacja jest w jednym miejscu i praktycznie kierownictwo organizacji ma nieprzerwany dostęp do danych o procesach i przepływach finansowych w spółce.

W ten sposób łatwo jest się uchronić przed nieświadomymi błędami. Jednak krytycy ERP wskazują, że w branżach, które podlegają ścisłym regulacjom prawnym, takich jak energetyczna czy farmaceutyczna, bardziej przydatne może okazać się skuteczne wdrożenie strategii zarządzania, kontroli ryzyka i zgodności z przepisami (GRC). Gdy firma zmuszona jest dostosować się do wielu przepisów prawnych, system ERP, który świetnie sprawdza się na nieregulowanych rynkach, może okazać się kulą u nogi. Różnica jest taka, że podczas, gdy utrzymaniem systemów ERP zajmują się inżynierowie z działów IT, GRC wymaga do obsługi zespołu wyspecjalizowanych fachowców, którzy znacznie bardziej niż tylko od strony technicznej ingerują w system.

ERP w kryzysie

Niestety czasy spowolnienia odbiły się negatywnie na rozwoju systemów ERP. Z ankiety przeprowadzonej przez „Puls Biznesu” wynika, że dostawcy tych rozwiązań podpisali w zeszłym roku znacznie mniej umów z nowymi klientami niż kontraktów na rozbudowę systemów w firmach, które już wdrożyły ich rozwiązania. Przykładowo QAD Polska zdobyło siedmiu nowych klientów i 29 zamówień na rozbudowę instalacji. Exact Software Poland pozyskał 20 nowych klientów oraz sprzedał 93 licencje starym. Macrologic - 81 i 1563.

Największy polski dostawca ERP Comarch ma 8,6 proc. udziałów w rynku, jednak liderem na polskim rynku jest niemiecka spółka SAP. O prężności polskiego rynku dostawców ERP może świadczyć zeszłoroczna akwizycja przez Comarch wiodącego niemieckiego producenta ERP – firmy SoftM.

Jak zauważa Andrzej Dyżewski z DiS, rynek na te usługi w Polsce jest już w znacznym stopniu nasycony. Znaczna część większych firm zatrudniających powyżej 50 pracowników już jest wyposażona w systemy ERP odpowiedniej jakości. Są na rynku wciąż potencjalni klienci zatrudniający powyżej 250 pracowników, jednak zdaniem Dyżewskiego, są to głównie przedsiębiorstwa państwowe bardzo niechętnie podchodzące do zmian.

Zalety ERP

  • integracja poszczególnych działów, zwiększenie komunikacji
  • nieporównywalnie lepsza kontrola przepływów finansowych i księgowości
  • możliwość śledzenia na bieżąco procesów biznesowych
  • możliwość śledzenia zamówień zarówno w relacjach front jak i back office
  • dużo większa szybkość logistyki;
  • zwiększenie prędkości przepływów finansowych
  • redukcja kosztów w dłuższym okresie (inwestycja w ERP nie jest tania)

Wady ERP

  • ograniczona adaptacja do własnych potrzeb
  • standaryzacja, która może zaszkodzić ekskluzywnym zaletom firmy
  • wysokie koszty wdrożenia