Zamawiający, którzy organizują postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, redagując dokumentację przetargową, powinni mieć na uwadze kilka istotnych zasad. Uchybienie im może wywołać dla firmy dotkliwe konsekwencje.

W pierwszej kolejności należy wskazać na ugruntowane stanowisko judykatury w odniesieniu do postanowień i redakcji specyfikacji, zgodnie z którym postanowienia s.i.w.z. muszą być precyzyjne i jednoznaczne, a wątpliwości powstałe na tym tle powinny być, z zachowaniem przepisów prawa, rozstrzygane na korzyść wykonawcy (UZP/ZO/0-1076/05, UZP/ZO/0-2197/05). Dzieje się tak dlatego, że wykonawca działając w zaufaniu do ustalonej przez zamawiającego treści s.i.w.z. nie może ponosić negatywnych konsekwencji zaniedbania zamawiającego (UZP/ZO/0-394/05).

Zamawiający decyduje, jakie warunki powinien spełnić wykonawca ubiegający się o uzyskanie zamówienia oraz jakie dokumenty ma on załączyć do swojej oferty w celu potwierdzenia spełnienia tych warunków. Jest on jednak związany postanowieniami specyfikacji, co wyraża się m.in. w tym, że jeśli w określonych przez siebie warunkach udziału w postępowaniu nie zawarł jakiegoś wymogu, nie wolno mu żądać jego spełnienia na etapie oceny ofert. Z zagadnieniem tym wiąże się kwestia stosowania przez zamawiających przepisów art. 26 ust. 3 i 4 prawa zamówień publicznych, zgodnie z którymi zamawiający wzywa wykonawców do złożenia dokumentów lub wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów. Często w praktyce okazuje się, że zamawiający czynią z przywołanej regulacji narzędzie do korekty specyfikacji. Zgodnie natomiast z bardzo trafnym stanowiskiem SO w Poznaniu w wyroku z 28 kwietnia 2006 r. przepis art. 26 ust. 3 p.z.p. nie może służyć poprawianiu i precyzowaniu oraz wyjaśnianiu treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie dookreślającym dokumenty wymagane przez zamawiającego od wykonawców w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu (II Ca 455/06).

Wskazać wreszcie należy, iż w przypadku powstania sporu co do zasadności wykluczenia z postępowania danego wykonawcy czy też odrzucenia jego oferty zamawiający nie może bronić się zarzutem, że wykonawca mógł wystąpić z żądaniem wyjaśnień treści s.i.w.z., gdyż: przepis art. 38 ust. 1 p.z.p. ani żaden inny przepis tej ustawy nie nakłada na wykonawców obowiązku żądania wyjaśnień treści s.i.w.z. w przypadku powstania jakichkolwiek niejasności, ani też nie wprowadza zasady obciążenia wykonawcy negatywnymi skutkami braku żądania wyjaśnień, nawet w przypadku gdy taka potrzeba obiektywnie istniała (II Ca 455/06-).