Jeszcze kilka lat temu głównym sposobem na ograniczenie kosztów wydruku było standardowe ustawianie drukarek w oszczędnościowym trybie wykorzystania tonera/tuszu czy druk dwustronny. To anachroniczne podejście do oszczędności drukowania wynikało oczywiście z kosztów wprowadzania nowoczesnych urządzeń do firmy, brakiem wiedzy na temat rozwiązań bądź brakiem optymalnych rozwiązań na polskim rynku. Właściciele firm nie do końca wiedzieli, jakie koszty ponoszą w związku z drukiem i w jakich obszarach, nie mieli pojęcia, jakie przyszłe koszty będą musieli ponieść w związku z eksploatacją sprzętu oraz gdzie szukać tych oszczędności. Jednak na rynku działały już firmy, które oferowały systemy, które mogły im pomóc.

Jednym z kluczowych systemów, jakie do niedawna decydowały o oszczędnościach na wydrukach w firmach były MPS (Managed Print Services / Managed Print Solutions) lub OPS (Optimized Print Services). Są to usługi oferowane przez dostawcę zewnętrznego w celu optymalizacji lub zarządzania tworzeniem dokumentów w danej firmie. Usługi te oparte są przede wszystkim na audycie oceny potrzeb, selektywnej lub ogólnej wymianie sprzętu i serwisie oraz skutecznym wykorzystaniu materiałów eksploatacyjnych. Dostawca usług śledzi również, jak w firmie jest używana np. drukarka, faks, kopiarka czy cała flota urządzeń. Ocenia problemy i poziom satysfakcji użytkownika z wprowadzanych usprawnień.

Ale MPS to tylko część systemu usług, jaki może decydować o oszczędnościach. Kluczem do pełnej optymalizacji kosztów jest system MDS (Managed Document Services) – oznacza on bowiem kompleksowe zarządzanie obiegiem dokumentów. Zdaniem ekspertów, rozwiązanie MDS jest korzystniejsze od MPS, ponieważ to drugie tylko koncentruje się na produkcji dokumentów. MDS tymczasem optymalizuje cały proces produkcji dokumentów - od zadania wydruku/kopii, proces archiwizacji, przepływ pracy, bezpieczeństwa danych i wpływ na środowisko naturalne.

- Z szacunków naszych Klientów wynika, że dzięki wdrożeniu w firmie innowacyjnych rozwiązań wspierających drukowanie i montaż wydajnych urządzeń można uzyskać oszczędności minimum do 30% w skali roku. Kiedy mamy w firmie zainstalowanych kilkanaście tego typu urządzeń, a nasi pracownicy drukują powyżej 1000 kartek papieru formatu A-4 na każdej to miesięczne oszczędności mogą oscylować wokół 1000 PLN. Na czym można zaoszczędzić? Poprzez zmniejszenie liczby urządzeń, zastąpienie starszego typu drukarek bardziej wydajnymi na pewno ograniczymy zużycie energii elektrycznej. Inwestując w drukarki z bębnami ceramicznymi bez-kartridżowy system gwarantuje wymianę tylko tonera, a nie całych modułów drukujących. Inna kwestia to serwis. Dzierżawiąc takie wielofunkcyjne urządzenie warte np. 12 tys PLN, opłacając miesięcznie 300 złotych, nie musimy płacić za oddzielny serwis. Jest wliczony w umowę.- powiedział Łukasz Rumowski, Dyrektor Działu Rozwoju Produktu w ARCUS SA.

Kluczowymi benefitami wynikającymi z wprowadzenia MDS jest zmniejszenie wykorzystania materiałów, takich jak papier i toner, cięcie kosztów energii, czy obniżenie kosztów obsługi i wsparcia.

Przykład:
2-4 grosze kosztuje wydruk 1 strony czarnobiałej, 20-25 groszy kolorowej. Realizując politykę optymalizacji można ustawić politykę drukowania w taki sposób, że określimy, kiedy można stosować systemy druku kolorowego, a kiedy nie, dzięki czemu unikamy niepotrzebnych dodatkowych kosztów. Ale oczywiście to tylko jednak z możliwości takiego sytemu.

Niestety wielu przedsiębiorców nie jest świadomych, że w jego firmie są marnowane w różny niezauważalny sposób: tak niepotrzebne urządzenia, które podwyższają koszty druku czy eksploatacji, ale również zasoby ludzkie i czas pracowników.

Jednym z przykładów skutecznego wdrożenia MDS w firmie pochwalić się może światowy lider w produkcji okien – firma Oknoplast.

Oknoplast stanął przed decyzją: wymienić drukarki na nowe czy zbudować od nowa środowisko druku. W firmie przeprowadzono audyt druku, w wyniku którego ustalono, że drukarki są przestarzałe, materiały eksploatacyjne i serwis są drogie, a w efekcie koszty druku bardzo wysokie. Powodem tego był także brak kontroli nad tym, co drukują pracownicy.

Liczba urządzeń drukujących została zredukowana do kilkudziesięciu urządzeń marki Kyocera – część z nich to duże urządzenia wielofunkcyjne tzw. korytarzowe, które oprócz drukowania i kopiowania pozwalają na skanowanie dokumentów z wysłaniem bezpośrednio na e-mail użytkownika w formacie PDF. Oknoplast zdecydował się na dzierżawę sprzętu od firmy Arcus – dzięki temu wymiana wysłużonych urządzeń drukujących nie wymagała inwestycji.

W ramach projektu wdrożone zostało również oprogramowanie do zarządzania wydrukiem MyQ. Każdy wydruk jest odnotowywany w systemie i przypisany do konkretnego użytkownika. Dzięki temu pracownicy drukują tylko niezbędne materiały, a koszty wydruków można łatwo rozliczać. Bardzo dużą zaletą oprogramowania MyQ jest też możliwość tzw. wydruku podążającego – dzięki tej funkcji użytkownicy, wysyłając dokument do druku, nie wybierają konkretnej drukarki, ale dopiero po podejściu do dowolnego urządzenia logują się i odbierają gotowy wydruk.

Ze względu na fakt, że dotychczasowe urządzenia drukujące były już wyeksploatowane i generowały coraz wyższe koszty serwisowania, wymiana na nowszy sprzęt pozwoliła na uzyskanie około 70-proc. oszczędności.

- Nowoczesna drukarka zawiera funkcjonalności podobne do tych, jakie mają komputer czy tablet. Z jednej strony dotykowy panel, który steruje procesem drukowania. Panel, który można…. odłączyć od urządzenia i wtedy wykorzystywać go, jako tablet. Z drugiej strony karta Wi-Fi, dzięki której inne urządzenia firmowe mogą się komunikować i np. przesyłać prace do druku. I wreszcie możliwość zainstalowania kilkudziesięciu różnych aplikacji, np. takich, których umożliwiają tzw. Druk follow me. Autor wysyła swoją pracę do kilku drukarek i po zalogowaniu drukuje na tej, która akurat jest wolna. Inna funkcjonalność daje np. możliwość archiwizacji wszystkich wydruków. Bez problemu można także zarządzać drukarkami i wydrukami z urządzeń mobilnych, czyli np. smartfonów. Jest także aplikacja, która skanując testy semestralne automatycznie je sprawdza i generuje statystyczny raport z proponowanymi ocenami, informacją o najczęstszych błędach.. Zamiast 2 godzin sprawdzania 60 testów, 5 minut pracy.. drukarki.- komentuje Łukasz Rumowski.

Artykuł powstał przy współpracy z:

więcej
GWARANCJA SZYBKIEGO KONTAKTU EKSPERTA

Jestem zdecydowany:


zwiększyć bezpieczeństwo kierowców
obniżyć koszty ubezpieczenia floty (do 30%)
zoptymalizować koszty floty

Imię*
Nazwa firmy*
E-mail*
Nazwisko*
Telefon*

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez ARCUS S.A. i GEOTIK Sp. z o.o. w celach marketingowych, w szczególności na otrzymywanie od tych podmiotów drogą elektroniczną informacji handlowych w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002 r. Nr 144). *

Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej od spółek Grupy INFOR PL oraz podmiotów współpracujących.

Wyrażam zgodę na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefonu) i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego przez spółki Grupy INFOR PL oraz podmiotów współpracujących.

Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej od spółek Grupy INFOR PL oraz podmiotów współpracujących.

Administratorem danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2015 roku, poz. 2135) jest INFOR BIZNES Sp. z o.o. z siedzibą: ul. Okopowa 58/72, 01-042 Warszawa, i INFOR PL S.A. z siedzibą ul. Okopowa 58/72, 01-042 Warszawa. Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez INFOR BIZNES i INFOR PL S.A., w celu świadczenia usług, w celu archiwizacji, a także sprzedaży produktów i usług oferowanych przez spółki Grupy kapitałowej INFOR oraz na potrzeby działań marketingowych podejmowanych przez spółki z Grupy kapitałowej INFOR, samodzielnie lub we współpracy z innymi podmiotami. Dane osobowe mogą być udostępnione zarówno spółkom z grupy kapitałowej INFOR, jak i podmiotom współpracującym lub uprawnionym organom. INFOR BIZNES Sp. z o.o. oraz INFOR PL S.A. zapewniają realizację uprawnień wynikających z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Przez Grupę kapitałową INFOR PL rozumiemy spółki powiązane kapitałowo z INFOR PL S.A., szczegółowe informacje znajdują się na stronie http://holding.infor.pl/ Niniejsze zgody są niezależne od czasu korzystania z usług świadczonych przez spółki z Grupy INFOR PL i mogą być przez Państwa wycofane w każdym czasie.

* Pola obowiązkowe

Wideo

Sonda