Można wyróżnić trzy metody prowadzenia uproszczonej księgowości. Pierwszą z nich jest ryczałt ewidencjonowany, w przypadku którego kwota podatku zależy wyłącznie od wysokości przychodu, bez uwzględnienia jakichkolwiek kosztów. Drugim sposobem jest karta podatkowa, w ramach której odprowadza się co miesiąc stałą, odgórnie ustaloną kwotę podatku, której stawka obliczana jest na podstawie: rodzaju prowadzonej działalności, liczby zatrudnionych pracowników oraz liczby osób zamieszkujących miejscowość, w której prowadzony jest biznes. Trzecią, najbardziej popularną metodą uproszczonej księgowości jest księga przychodów i rozchodów. Jej wybór oznacza płacenie podatku od różnicy przychodów i kosztów.

Niezależnie od wybranego sposobu rejestracji podlegają przychody ze sprzedaży, zakupy towarów, materiałów, wynagrodzenia oraz pozostałe wydatki. Nie rejestruje się natomiast w ramach małej księgowości źródła finansowania i przepływu pieniężnego w firmie. Zatem ryczałt, karta czy księga nie mówią nic o stanie przedsiębiorstwa. Dostarczają tylko wiedzę na temat wysokości płaconego podatku i ewentualnie poziomu przychodów.

Poza uproszczoną księgowością wyróżnia się jeszcze pełną księgowość, wymagającą prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jest to w związku z tym precyzyjny i skomplikowany system ewidencji zdarzeń gospodarczych, służący nie tylko do obliczania podatku, ale też do tworzenia pełnego obrazu finansów przedsiębiorstwa.

Służy do rejestrowania nie tylko faktur sprzedażowych i zakupowych, ale wszystkich operacji gotówkowych i bankowych. Dostarcza więc wiedzę na temat wszystkich przepływów pieniężnych w firmie, co jest niewątpliwie cennym źródłem informacji dla zarządu. Nawet jeśli limit przychodu nie został przekroczony, istnieje możliwość wybrania ksiąg handlowych na sposób prowadzenia księgowości.

Warto przemyśleć decyzję o formie prowadzenia księgowości i wybrać najlepsze rozwiązanie. Szczególnie że ma ono wpływ na zastosowane w firmie optymalizacje, koszty prowadzenia księgowości i bezpieczeństwo podatkowe w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej.

Wybór metody

Samodzielna księgowość będzie dobrym rozwiązaniem dla niewielkich, niezatrudniających pracowników firm, które mają jednego lub najwyżej kilku odbiorców towarów lub usług, do tego z Polski. Otrzymują one bowiem w skali miesiąca kilka faktur kosztowych. O kim mowa? Jak wymienia Anita Gołębiewska, ekspert ds. księgowości, główna księgowa w firmie SuperKsięgowa SA, m.in. o firmach z branży edukacyjnej, fotograficznej, gastronomicznej, usług najmu, budowlanej czy tych działających w tzw. wolnych zawodach. To również dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców nierozliczających VAT.

– Przedsiębiorca rozlicza się z dwóch podatków dochodowego oraz VAT. Oba podatki są stosowane niezależnie i dla obu stosuje się inne przepisy prawne. W przypadku gdy nie rozliczamy VAT, nie musimy znać przepisów regulujących rozliczenia tego podatku dlatego rozliczenia księgowe są mniej skomplikowane – mówi Anita Gołębiewska.

Samodzielna księgowość jest jednak zarezerwowana dla tych przedsiębiorców, którzy mają podstawową wiedzę o podatkach i księgowości, na bieżąco ją uaktualniają i do tego mogą poświęcić czas na rozliczenia. W przypadku laików w tej dziedzinie lepiej sprawdzi się outsourcing.

– Samodzielne prowadzenie księgowości wymaga czasu oraz wiedzy. Często braki wiedzy nie pozwalają przedsiębiorcy skorzystać z możliwości rozliczania wszystkich kosztów, jakie ponosi – mówi Anita Gołębiewska. Jak tłumaczy, zdarza się, że osoby samodzielnie prowadzące sobie księgowość na koniec roku zlecają sporządzenie rocznego rozliczenia księgowej. Po przeanalizowaniu często okazuje się, że księgowa zalicza więcej kosztów do kosztów podatkowych, dzięki temu firma płaci mniejsze podatki. Ciekawe jest to, że w wielu przypadkach okazywało się, że mniejsze podatki sfinansowały koszt obsługi księgowej. Dodatkowo podczas weryfikacji księgowań często pojawiały się błędy w kwotach, datach – dodaje główna księgowa w firmie SuperKsięgowa SA. Prowadzenie firmy i samodzielne prowadzenie księgowości to bardzo odpowiedzialne i czasochłonne zajęcie, ale jest wielu zwolenników tego rozwiązania.

Internetowa księgowość

Najprostszą jego formą jest księgowość online, szczególnie że na rynku dostępna jest szeroka oferta aplikacji do internetowej księgowości. Korzystanie z niej może być darmowe, jednak wtedy najczęściej przedsiębiorca musi we własnym zakresie wystawiać faktury i  rejestrować koszty. Alternatywą jest wybór płatnych pakietów, dzięki którym przedsiębiorca wpisuje dane z faktury, a program sam księguje. Czasem takie programy dostępne są za darmo z dodatkową usługą. Na przykład w mBanku posiadacze konta firmowego mogą korzystać ze zintegrowanego z serwisem transakcyjnym programu do księgowania. To jak na razie jedyny produkt księgowy w pełni zintegrowany z systemem bankowym, w którym wszystkie dane aktualizowane są na bieżąco, dlatego użytkownik, np. zaraz po zaksięgowaniu wpłaty od kontrahenta zobaczy odpowiednią informację. System sam prognozuje stan finansów firmy w najbliższych miesiącach, uwzględniając niezapłacone jeszcze zobowiązania kontrahentów, standardowe wydatki przedsiębiorcy, np. koszty utrzymania biura czy samochodu, i zyski z czekających na opłacenie, a wystawionych już faktur. W mBanku opcja podstawowa mKsięgowość (oferująca jednak sporo funkcji) jest za darmo, pełna obsługa przez osobistą księgową, z dostępem online poprzez konto bankowe (bank współpracuje w tym zakresie z fimą SuperKsięgowa) kosztuje natomiast 150 zł, a w ramach promocji 1 zł przez dwa pierwsze miesiące.

Przed podjęciem decyzji warto skorzystać z możliwości bezpłatnego wypróbowania aplikacji do księgowości przez kilka miesięcy. To pozwoli wybrać tę najbardziej transparentną i łatwą w obsłudze. Niektóre firmy mają w swojej ofercie również aplikację mobilną do samodzielnego prowadzenia księgowości. W aplikacji można sprawdzić wszystkie dane księgowe, co ułatwia bieżące analizy finansów firmy. Inny rodzaj aplikacji umożliwia wykonanie zdjęcia dokumentu księgowego (np. faktury) i przesłanie do księgowej.

Biuro rachunkowe

Outsourcingiem jest też skorzystanie z usług biura rachunkowego lub kancelarii doradztwa podatkowego. To najlepsza opcja dla tych firm, które wystawiają dużo faktur sprzedażowych, kupują usługi lub towary spoza Polski lub też generują wysokie koszty. Zazwyczaj prowadzenie działalności na większą skalę wiąże się też z koniecznością zatrudniania pracowników. Tymczasem rozliczenia wynagrodzeń to duża odpowiedzialność. Dlatego w przypadku dużej firmy dobra znajomość przepisów jest niezbędna.

Jak wyjaśnia Anita Gołębiewska, skorzystanie z usług profesjonalnego biura jest zalecane sklepom, hurtowniom, deweloperom, importerom, firmom świadczącym usługi dla firm spoza Polski czy prowadzącym jednocześnie wiele rodzajów działalności.

Fachowiec na pewno pomoże przy wyborze formy opodatkowania i formy wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Decyzja będzie oczywiście uzależniona od branży, struktury biznesu i preferencji przedsiębiorcy, któremu czasem może zależeć na zwiększeniu dochodowości, a czasem na obniżeniu wysokości zobowiązania podatkowego. Będzie też reprezentował firmę w trakcie kontroli skarbowej.

Każde biuro i kancelaria muszą być obowiązkowo ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej za popełnione błędy. Ponieważ biuro przejmuje na siebie wszelkie obowiązki z zakresu księgowości, przedsiębiorca może skupić się na tym, co dla niego najważniejsze – na prowadzeniu swojego biznesu. Koszt prowadzenia księgowości przez biuro lub kancelarię ustalany jest zawsze indywidualnie, biorąc pod uwagę skalę działalności, liczbę dokumentów księgowych oraz stopień skomplikowania dokonywanych transakcji. Najczęściej cena za prowadzenie PKPiR wynosi od 200 zł do 800 zł netto miesięcznie.

Specjalista na etacie

Zaletą takiego rozwiązania jest natomiast to, że zarządzający otrzymują pełny i nieograniczony dostęp do danych finansowo-księgowych, które znajdują się w siedzibie firmy.

Wadą zatrudnienia księgowego w firmie są koszty. Trzeba uwzględnić wydatki na wynagrodzenie (około 4,5 tys. zł netto miesięcznie) oraz organizację stanowiska pracy, w tym zakup programu księgowego, komputera itd. Dlatego tę opcję można zdecydowanie polecić tylko tym firmom, które muszą prowadzić pełną księgowość (np. spółkom z ograniczoną odpowiedzialnością i spółkom akcyjnym) oraz przedsiębiorcom, którzy prowadzą działalność na szeroką skalę.

Konsekwencje niewłaściwego prowadzenia księgi podatkowej:

● w trakcie kontroli organ podatkowy nie uzna jej za dowód,

● odrzucenie jej oznacza, że podstawa opodatkowania zostanie obliczona przez organ podatkowy szacunkowo, co dla podatnika może być niekorzystne,

● nierzetelne prowadzenie księgi podatkowej jest przestępstwem skarbowym, zgodnie z art. 61 § 1 kodeksu karnego skarbowego i podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.

Plusy i minusy samodzielnego prowadzenia rozliczeń:

● najtańsza z dostępnych na rynku form księgowości,

● pozwala na redukcję kosztów prowadzenia firmy,

● przedsiębiorcy zyskują wiedzę z pierwszej ręki na temat tego, co dzieje się w ich dokumentacji,

● zapewnia stałe monitorowanie stanu finansów, dzięki czemu o każdej porze można sprawdzić wysokość zobowiązań podatkowych.

– czasochłonność,

– dodatkowy stres związany z prawidłowością dokonanych księgowań w przypadku kontroli urzędu skarbowego,

– odpowiedzialność przed urzędami za popełniane błędy,

– konieczność posiadania podstawowej wiedzy z obszaru podatkowo-księgowego i jej uaktualniania,

– samokontrola – pilnowanie we własnym zakresie terminów składania deklaracji podatkowych i płatności podatków.

Księgowość od banku

Pomoc w ramach księgowości od 2016 r. oferuje mBank. Jego usługa mKsięgowość dostępna jest w trzech pakietach. W wersji samoobsługowej jest bezpłatna. W opcji drugiej, w której cały ciężar prawidłowego prowadzenia księgowości firmy przeniesiony jest na biuro księgowe, kosztuje 150 zł miesięcznie. Trzeci, ostatni wariant zapewnia dodatkowo prowadzenie przez księgową rozrachunków oraz analiz podatkowych. Jego koszt to 300 zł. Co zyskuje przedsiębiorca, przede wszystkim narzędzie, które samo prognozuje stan finansów firmy i  podpowiada m.in. termin zapłaty podatku, wyliczając przy tym jego wysokość (system umożliwia też prowadzenie terminarza, czyli listy zadań do wykonania, który automatycznie informuje go, kiedy, jakie faktury musi opłacić oraz sam przygotowuje przelewy do wysłania w systemie bankowości internetowej). W ramach opcji dodatkowych usługa umożliwia dodawanie faktur kosztowych. Można je wprowadzać i opisywać ręcznie. Drugim rozwiązaniem jest wygenerowanie skanu papierowej faktury, która po obróbce przez program OCR zostanie automatycznie dodana do zakładki „wydatki”. Ma też wbudowaną opcję „szybkiej faktury” , dzięki której dane do faktury zaciągane są automatycznie z serwisu transakcyjnego. Wystarczy zmienić kwotę i zatwierdzić wystawienie faktury, a potem tylko czekać na powiadomienie SMS z banku, że została ona opłacona. Jeśli natomiast kontrahent opóźnia się z płatnością, system może mu wysłać przypomnienie lub monit. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi wysyłać e-maili z ponagleniem czy odbywać przez telefon zazwyczaj mało przyjemnych rozmów w sprawie zaległych płatności. Wystawioną fakturę można wysłać e-mailem, wydrukować lub zapisać na dysku jako PDF.

PARTNER